Referenz: SIS / KSM: Kommunaler IT-Dienstleister in Schwerin
Druck- und Scanmanagement für die SIS / KSM Schwerin
Kunde
SIS / KSM: Kommunaler IT-Dienstleister in Schwerin
Der Unternehmensverbund ist der zentrale IT-Dienstleister für die Landeshauptstadt Schwerin sowie weitere kommunale Einrichtungen und Gesellschaften in Westmecklenburg. Seit ihrer Gründung im Jahr 2006 verfolgt die SIS GmbH das Ziel, IT-Services für Verwaltung und kommunale Unternehmen effizient, sicher und zukunftsfähig bereitzustellen.
Ein zentraler Baustein ist der Fachbereich Benutzerservice, der von Andreas Babinsky geleitet wird. Mit 33 Mitarbeitenden verantwortet das Team sämtliche Client-Services: von der Hardwarebeschaffung über Benutzer- und Berechtigungsmanagement bis hin zu Druck-, Scan- und Sicherheitsdiensten. Insgesamt betreut die SIS / KSM rund 289 Mitarbeitende im gesamten Verbund und stellt den stabilen IT-Betrieb für Verwaltungen, kommunale Unternehmen und weitere Trägerkommunen sicher.
„Unser Anspruch ist es, eine IT bereitzustellen, die für die Anwender einfach funktioniert. Egal, ob es um Arbeitsplatzsysteme, Fachanwendungen oder Multifunktionsgeräte geht“, erklärt Babinsky.
- Leistung: Print- und Scan-Management
- Branche: Dienstleistung
Herausforderung
Viele Standorte, hohe Sicherheit, heterogene Geräte
Für kommunale IT-Dienstleister gehören Office-Druck und das Scannen ins persönliche Postfach zu den am häufigsten genutzten IT-Services. Täglich entstehen in Verwaltungen und kommunalen Gesellschaften zahlreiche Dokumente, darunter Sitzungsunterlagen, Bescheide, Verträge, Rechnungen und Protokolle. Sie werden entweder aus Office-Anwendungen gedruckt oder papiergebunden entgegengenommen und anschließend digital weiterverarbeitet.
Auch beim Unternehmensverbund war genau dieser Mix aus Drucken und Scannen zentraler Bestandteil des Arbeitsalltags. Mitarbeitende drucken Dokumente aus Word, Excel oder PDF, um sie zu prüfen, zu unterzeichnen oder weiterzugeben. Gleichzeitig werden eingehende Unterlagen wie Anträge, unterschriebene Verträge oder externe Schreiben direkt am Multifunktionssystem eingescannt und per Scan-to-Mail ins persönliche Postfach oder an definierte Funktionsadressen versendet.
Die Herausforderung für einen kommunalen IT-Dienstleister besteht darin, diese Prozesse für viele Organisationen, Standorte und Nutzergruppen zuverlässig bereitzustellen. Office-Drucke müssen schnell und unkompliziert verfügbar sein, ohne dass Anwender sich mit Druckertreibern oder Gerätezuteilungen beschäftigen müssen. Scan-to-Mail soll ebenso einfach funktionieren: Dokument auflegen, Ziel auswählen und wenige Sekunden später liegt die Datei im Postfach. Das muss unabhängig vom Standort oder Gerät funktionieren.
„Gerade beim Scannen erwarten die Kolleginnen und Kollegen, dass die Dokumente sofort und korrekt im E-Mail-Postfach ankommen. Das ist heute ein selbstverständlicher Teil des Office-Alltags“, beschreibt Andreas Babinsky die Anforderungen.
Gleichzeitig steigen die Erwartungen an Datenschutz und Sicherheit. Vertrauliche Office-Drucke dürfen nicht unbeaufsichtigt am Gerät liegen bleiben, und gescannte Dokumente müssen eindeutig dem richtigen Empfänger zugeordnet werden. Besonders in offenen Verwaltungsumgebungen oder gemeinsam genutzten Standorten ist dies ein kritischer Punkt. Hinzu kommt der Anspruch, Druck- und Scanprozesse nachvollziehbar zu steuern und verursachergerecht abzurechnen, ohne den Anwendern zusätzliche Schritte aufzubürden.
Für die IT bedeutete dies: eine Lösung finden, die Office-Druck und Scan-to-Mail gleichermaßen zuverlässig abdeckt. Gleichzeitig musste sie zentral administrierbar und flexibel genug sein, um unterschiedliche Kundenbedürfnisse zu bedienen. Zudem durfte keine Abhängigkeit von einzelnen Hardwareherstellern entstehen, da Gerätewechsel oder neue Ausschreibungen im kommunalen Umfeld regelmäßig stattfinden.
Lösung
Follow-Me-Printing mit Genius Bytes
Um Office-Druck und Scan-to-Mail als verlässliche Basisservices für ihre angebundenen Organisationen bereitzustellen, setzt die SIS / KSM auf ein einheitliches, herstellerunabhängiges Druck- und Scanmanagement von Genius Bytes. Die Lösung wurde gezielt darauf ausgelegt, typische Office-Prozesse in Verwaltungen und kommunalen Gesellschaften sicher, einfach und standortübergreifend abzubilden.
Im Mittelpunkt steht ein zentrales Follow-Me-Printing für den Office-Druck. Das Prinzip ist einfach: Druckaufträge aus Word, Excel, Outlook oder PDF werden nicht mehr direkt an ein bestimmtes Gerät gesendet, sondern zentral vorgehalten. Erst wenn sich eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter am Drucker anmeldet, wird der Auftrag ausgegeben. Dadurch können Mitarbeitende ihre Dokumente flexibel an jedem freigegebenen Gerät im Verbund abholen, ganz gleich, wo der Druckauftrag ursprünglich erstellt wurde.
„Für unsere Anwender ist entscheidend, dass sie ihre Office-Dokumente dort drucken können, wo sie gerade arbeiten. Gleichzeitig müssen wir sicherstellen, dass nichts unbeaufsichtigt am Gerät liegen bleibt“, erklärt Andreas Babinsky. Gerade für kommunale IT-Dienstleister mit mehreren Standorten und wechselnden Arbeitsplätzen ist dieses Prinzip ein zentraler Baustein für Sicherheit und Flexibilität.
Ergänzt wird das Druckkonzept durch einen einfachen Scan-to-Mail-Prozess. Papierdokumente wie Anträge, unterschriebene Verträge oder externe Schreiben werden direkt am Gerät eingescannt und automatisch an das persönliche Postfach gesendet. Die Anwender profitieren von einer klaren, einheitlichen Bedienung. Die IT behält dabei die volle Kontrolle über Zieladressen, Dateiformate und Abläufe.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die einheitliche Bedienoberfläche. Egal, welches Gerät genutzt wird: Die Anwender finden immer die gleiche Oberfläche vor. Das reduziert den Schulungsaufwand und sorgt für eine hohe Akzeptanz im Alltag.
Für den Unternehmensverbund SIS / KSM ist zudem die Herstellerunabhängigkeit der Lösung von großer Bedeutung. Obwohl aktuell Geräte von Kyocera im Einsatz sind, bleibt die Druck- und Scanplattform vollständig von der Hardware entkoppelt. Neue Ausschreibungen oder Gerätewechsel lassen sich umsetzen, ohne bestehende Abläufe neu aufbauen zu müssen.
„Diese Unabhängigkeit gibt uns Planungssicherheit. Wir können unsere Services weiter standardisieren, auch wenn sich die Hardware ändert“, so Babinsky. Unterstützt wird dies durch den engen Support von Genius Bytes, der die Lösung kontinuierlich an aktuelle Bedürfnisse anpasst und auch individuelle Office- und Scanprozesse gemeinsam mit der SIS weiterentwickelt.
Ihre Gründe
Warum Organisationen weltweit Genius Bytes vertrauen
Seit über zwei Jahrzehnten unterstützt Genius Bytes Unternehmen und öffentliche Einrichtungen dabei, ihre Dokumenten- und Geschäftsprozesse sicher, effizient und digital zu gestalten.
Unsere herstellerunabhängigen Softwarelösungen verbinden Innovation, Datenschutz und praxisorientierte Umsetzung – für eine nachhaltige Digitalisierung.
- 25+ Jahre Erfahrung
- 1.000+ Kunden weltweit
- Herstellerunabhängige Technologie
- 100 % DSGVO-konform
- 17 Mio.+ Druckaufträge jährlich
Nehmen Sie Kontakt auf
Wir stehen Ihnen bei Fragen zu unseren Lösungen gerne zur Verfügung.
Ergebnis
Stabile Prozesse, zufriedene Anwender
Mit dem Follow-Me-Printing-Ansatz von Genius Bytes hat die SIS / KSM den Office-Druck und das Scannen ins E-Mail-Postfach nachhaltig standardisiert. Heute profitieren die angebundenen Verwaltungen und kommunalen Gesellschaften von einem verlässlichen Basisservice, der im täglichen Betrieb kaum Aufmerksamkeit erfordert. Das ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für jeden kommunalen IT-Dienstleister.
Dokumente aus Word, Excel oder PDF lassen sich standortübergreifend drucken, ohne dass sich Anwender um Druckerzuweisungen kümmern müssen. Vertrauliche Unterlagen werden erst nach persönlicher Anmeldung am Gerät ausgegeben, was den Datenschutz spürbar verbessert. Auch Scan-to-Mail gehört fest zum Arbeitsalltag: Papierdokumente gelangen schnell ins jeweilige Postfach und stehen dort sofort zur Weiterverarbeitung bereit.
„Das System läuft sehr stabil und ist trotz hoher Auslastung kaum fehleranfällig. Für uns ist entscheidend, dass die Kolleginnen und Kollegen einfach drucken und scannen können, ohne zusätzliche Erklärungen oder Supportaufwand“, fasst Andreas Babinsky zusammen.
Für die IT bedeutet dies eine spürbare Entlastung. Der Administrationsaufwand für Office-Druck und Scan-to-Mail ist gering, da Prozesse zentral definiert und einheitlich genutzt werden. Gleichzeitig lassen sich Druckkosten transparent über Kostenstellen abbilden, ohne den Anwendern zusätzliche Schritte aufzubürden. Auch bei steigenden Nutzerzahlen oder neuen Standorten bleibt der Betrieb stabil und skalierbar.
Besonders bewährt hat sich der herstellerunabhängige Ansatz. Gerätewechsel oder neue Ausschreibungen können umgesetzt werden, ohne dass Follow-Me-Printing-Prozesse, Benutzeroberflächen oder Scanprofile neu aufgebaut werden müssen. Damit schafft die Lösung langfristige Investitionssicherheit. Gerade für kommunale IT-Dienstleister und Zweckverbände ist das ein entscheidendes Kriterium.
„Das Feedback aus den Fachbereichen ist durchweg positiv. Die Rückmeldungen sind oft sehr pragmatisch: Es ist einfach, es funktioniert, man kann drucken und scannen. Genau das wollen wir als IT-Dienstleister erreichen“, so Babinsky.
Mit Follow-Me-Printing von Genius Bytes hat die SIS / KSM eine Lösung etabliert, die sich im eigenen Verbund vielfach bewährt hat. Sie dient zugleich als Blaupause für andere kommunale IT-Dienstleister, die Office-Druck und Scan-to-Mail sicher, wirtschaftlich und zukunftsfähig organisieren möchten.
Zitat
Das System läuft sehr stabil und ist trotz hoher Auslastung kaum fehleranfällig. Für uns ist entscheidend, dass die Kolleginnen und Kollegen einfach drucken und scannen können, ohne zusätzliche Erklärungen oder Supportaufwand.