Genius Server Funktionaler Überblick

Der Genius Server besitzt eine modulare Architektur, welche einfach erweitert werden kann. Jedes Modul erfüllt dabei eine spezifische Aufgabe und kann je nach Kundenanforderung aktiviert oder deaktiviert werden.

Der Genius Server ist Kernbestandteil der Genius Bytes Lösung und vereint alle notwendigen Services zum Verwenden der beiden Lösungen Genius MFP und Genius BPM. Beide Lösungen können gemeinsam integriert in der gleichen Umgebung betrieben werden. Hierfür werden lediglich verschiedene Lizenzen benötigt.

Der Genius Server ist auch bekannt unter den alten Namen, MyCDDS, CDDS. Dabei stand CDDS als Abkürzung für "Central Dokument and Device Service".

IT-Architektur

Die Lösung kommt aus dem Großkundenumfeld und wurde ursprünglich einmal dafür entwickelt. Profitieren Sie davon, dass der Genius Server, je nach Konfiguration, unterschiedliche Rollen in der IT-Infrastruktur einnehmen kann. Er findet sowohl als Einzelserver, Clusterknoten oder Zonenserver Verwendung. Damit sind komplexe und flexible Lösungsarchitekturen möglich. Die Genius Bytes Lösung fügt sich sowohl in kleine, mittlere, aber auch große (Enterprise-) IT-Landschaften ein.

Der Genius Server ist als Service Orientierte Applikation (SOA) für einfache Skalierbarkeit in JAVA entwickelt worden. Die JAVA-Plattform ermöglicht es Ihnen, unter anderem, Ihr Betriebssystem frei auszuwählen. Egal ob Windows oder Linux, wählen Sie einfach Ihr bevorzugtes OS aus.

Der Genius Server unterstützt unterschiedliche Datenbanken. Aktuell sind dies entweder ein MS SQL Server, eine Oracle DB oder eine PostgreSQL Datenbank. Da die meisten unserer Endkunden bereits über ein Datenbanksystem mit entsprechenden Lizenzen und Backuptools verfügen, benötigen wir lediglich eine Instanz, um zu beginnen.

Der Genius Server ist als aktiver Applikations-Cluster verwendbar ohne, dass dabei ein clusterfähiges OS darunter laufen muss. Applikations-Cluster bedeutet, dass die Lösung selbstständig überwacht, ob ein Clusterknoten noch funktioniert. Fällt ein Knoten aus, so übernehmen die anderen, noch verfügbaren Server die Aufgaben.

Die Lösung basiert auf gängigen Standards und verwendet diese. So kann nahezu jedes System (Host/Mainframe/etc.) das die Standard Druckprotokolle LPR oder IPP verwendet, Druckaufträge an unsere Lösung senden. Für einige Technologiepartner wie bspw. das OMS System von SEAL Systems gibt es Integrationen über Schnittstellen, um so das doppelte Verarbeiten von Druckjobs zu vermeiden.

Authentifizierung

Der Genius Server verfügt über eine integrierte Benutzerverwaltung, falls notwendig.

Die Anmeldung am Anwender WEB-Frontend kann manuell, durch Eingabe von Benutzername und Passwort erfolgen. Ein angemeldeter Anwender wird bei Inaktivität automatisch abgemeldet.

Anmeldemöglichkeiten an einem MFP finden Sie in der Beschreibung von Genius MFP. Details finden Sie hier >

Bereits existierenden Benutzerverwaltungen wie MS Active Directory oder andere LDAP-fähige Verzeichnisdienste können zur Authentifizierung verwendet werden. Es können auch mehrere Verzeichnisdienste abgefragt werden. Dabei muss die Benutzer-ID eindeutig sein, da die erste passende Übereinstimmung verwendet wird.

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Automatisches registrieren von LDAP Anwendern

Wird ein externer Authentifizierungsservice konfiguriert, werden die Anwender, die mit dem System interagieren, administrationsfrei registriert. Dieser Prozess wird durch eine Anmeldung am Genius Server (MFP oder Web Frontend) oder das Senden eines Druckauftrags ausgelöst. Notwendig ist dieses Profil zum Speichern der persönlichen Einstellungen, Karten- und/oder PIN-Informationen, sofern diese nicht von anderen Systemen bereitgestellt werden.

Alias (Bspw. AnwenderID von SAP/AS400/Rollenbasiert)

Ein Anwender kann mehrere Identitäten auf unterschiedlichen Systemen haben. So ist der Anwendername in einer Host-Applikation häufig ein anderer als der sonst übliche. Mit der Alias-Funktion können diese Identitäten einem Benutzer im externen LDAP zugeordnet werden. Der Genius Server fragt diese ab und der Anwender sieht somit alle für seine Identitäten bestimmten Druckaufträge.

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Das Modul kann Verbindungen zu externen Systemen aufbauen, um kartenspezifische Daten abzurufen. Dies können beispielsweise Zeiterfassungs- oder Zutrittskontrollsysteme sein. Dies ist besonders hilfreich, wenn die Benutzerverwaltung und die Ausweisdaten in unterschiedlichen Systemen gepflegt werden. Ausweisnummern der Anwender können alternativ ebenfalls im Genius Server selbst verwaltet werden.

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Automatisierte Ausweisverwaltung (Kartenregistrierungs-Modus)

Nicht immer sind die Kartendaten des Anwenders beim Kunden über einen Verzeichnisdienst gemeinsam mit der Benutzerverwaltung verfügbar. Um den administrativen Aufwand so gering wie möglich zu halten gibt es die Möglichkeit den Anwendernamen und die Kartennummer in der Anwenderverwaltung des Genius Server automatisiert zusammenzuführen oder, wenn gewünscht, in den Verzeichnisdienst des Kunden zu schreiben.
Hält der Anwender eine dem System unbekannte Karte vor den Kartenleser eines Multifunktionssystems wird er aufgefordert seine Karte zu registrieren. Hierzu muss der Anwender sich einmalig manuell mit Benutzername und Passwort (gleich seinem Computer Arbeitsplatz) am Gerät anmelden.
Die Verknüpfung von Kartennummer zu Anwender erfolgt automatisch in der Benutzerverwaltung des Genius Server.

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Als Ergänzung zur integrierten Benutzerverwaltung verfügt der Genius Server über eine entsprechende Gruppenverwaltung. Es können aber auch Gruppen aus externen Verzeichnisdiensten im Genius Server verwendet werden.

Verfügbare Funktionen für den authentifizierten Anwender basieren auf der Rollen- & Rechteverwaltung, die im Genius Server Web Interface konfiguriert werden können. Die Rollen- & Rechteverwaltung besteht aus der Konfiguration von Berechtigungs- und Einschränkungsprofilen, in denen Rollen aktiviert bzw. deaktiviert werden können. Die erstellten Berechtigungsprofile werden entsprechenden internen oder externen Berechtigungsgruppen zugeordnet. Anhand der Mitgliedschaft der Gruppe erhält der Anwender seine verfügbaren Funktionalitäten im Genius MFP Client, z.B. ob der Button "Alles Drucken" oder "Pull-Printing" im Client angezeigt wird oder nicht. Weiterhin können Berechtigungsprofile und Einschränkungsprofile an MFP Gerätegruppen gebunden werden, sodass sich das effektive Recht für den Anwender aus zugeordneten Rechten zu den MFP´s und den Userrechten auf Basis der Gruppenmitgliedschaft zusammensetzt. Abhängig vom Hardware-Hersteller können hierüber auch native Funktionalitäten wie z.B. das Kopieren in Farbe beschränkt werden. Für die Berechtigung von BPM Prozessen gibt es eine virtuelle Zwischenschicht, welche als BPM-Akteur bezeichnet wird. In der Akteurverwaltung wird die Zuordnung von Benutzern und Gruppen definiert. Die Rollenverwaltung und die Prozessdefinition haben somit einen entscheidenden Einfluss auf die Optik und die verfügbaren Funktionen an den Endgeräten.

Drucken

Der DPS ist der zentrale skalierbare Dienst zum Verarbeiten und Ausgeben der Druckaufträge.

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Es ist möglich Druckwarteschlangen anzuhalten und wieder zu starten. Fehlerhafte Druckaufträge können erneut gesendet werden. Jobs können in eine andere Warteschlange geschoben werden.

Legen Sie je Druckwarteschlange fest, in welcher Reihenfolge die Aufträge ausgegeben werden sollen. Zur Auswahl stehen folgende Strategien:

  • Nach umgekehrter Reihenfolge des Eingangs besitzerunabhängig drucken (LIFO)
  • Nach Reihenfolge des Eingangs besitzerunabhängig drucken (FIFO)
  • Priorität nach Besitzer, dann nach umgekehrter Reihenfolge des Eingangs (LIFO)
  • Priorität nach Besitzer, dann nach Reihenfolge des Eingangs (FIFO)

Mit dieser Einstellung können Sie die Ausgabegeschwindigkeit optimieren.

Mit diesem Analysemodul können wichtige Eigenschaften (z.B. Seitenanzahl, Farbe/Schwarzweiß, etc.) ermittelt werden, welche dann sowohl für die Anzeige an den MFPs als auch für Statistiken und Reports genutzt werden.
Sie dienen als Basisinformationen für die BPM oder die Druckregeln und liefern die Grundlage, um Druckaufträge nachträglich am MFP zu verändern zu können.

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Anders als bei Verwendung eines Alias, bei dem der Administrator die Verknüpfungen zweier Identitäten festlegt, können bei der Delegationsfunktion die Anwender über das Web-Frontend selbst festlegen, ob andere Anwender Ihre Druckaufträge sehen können sollen (Freigabe).
The user can specify the approval for individual colleagues or groups. Also, an expiration date can be assigned, at which the delegation will be terminated automatically.
Dabei kann der Anwender die Freigabe gezielt für einzelne Kollegen oder Gruppen festlegen. Auch ein Ablaufdatum kann vergeben werden, an dem die Delegation automatisch beendet werden soll.
Delegationsdruck kann auch durch Anlegen einer speziell benannten Druckerqueue ermöglicht werden. Dabei kann ebenfalls für andere (oder sich selbst) gedruckt werden, ohne eine zusätzliche Software installieren zu müssen.

Mit Druckregeln können Sie den Druckprozess gezielt und flexibel nach Ihren Wünschen steuern. Die Druckaufträge können durch verschiedene anpassbare Filter (z.B. nach Seiten, Kopien, Größe, Farbe/SW, Name der Queue, Name des Anwenders, Dokumentennamen bzw. Teile davon oder Dokumententypen) analysiert werden. Die dem jeweiligen Filter zugeordnete Aktion kann einen Druckauftrag blockieren, umleiten, etc..

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So kann zum Beispiel ein Farbdruck in einen Schwarzweißdruck umgewandelt werden. Zum einfachen Erstellen und Verwalten der Regeln gibt es einen graphischen Regeleditor im Genius Server.

Eingehende Druckaufträge, bei denen bestimmte, vorher definierte Regeln zutreffen, können sogar Auslöser für nachgelagerte BPM Prozesse sein. Dadurch stehen alle Möglichkeiten offen, einen Druckauftrag beliebig weiter zu verteilen, z.B. per Mail, oder auch direkt zu archivieren, aber auch Konvertierungen o.ä. sind möglich. Welche Funktionen genau möglich sind hängt auch von dem verwendeten jeweiligen Druckertreiber und der Druckersprache (PCL6, PS) ab. Bitte informieren Sie sich vorab.

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Der Druckauftrag wird unmittelbar nach dem Auslösen auf einem Print-Server für einen frei definierbaren Zeitraum zwischengespeichert und kann anschließend nach erfolgreicher Authentifizierung an jedem im Netzwerk befindliche Ausgabesystem, welches an die Lösung angebunden ist, abgerufen und ausgedruckt werden. Damit wird sicheres und vertrauliches Drucken ermöglicht. Auch eine standortübergreifende Lösung ist möglich.
Wählt der authentifizierte Anwender die Funktion, so erfragt das Endgerät über den Genius Server eine Liste der für ihn gehaltenen Druckaufträge und zeigt diese zur Auswahl an. Ausgewählte Jobs können so „gedruckt“ oder „gedruckt und gelöscht“ oder gleich „gelöscht“ werden.

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Mehrere Pull-Printing-Warteschlangen

Geräte können beliebig gruppiert werden, z.B. nach Ausstattung oder einem eingeschränkten Benutzerkreis. Diese Gruppen können dann jeweils über eine eigene dedizierte Warteschlange verfügen, so dass auch individuelle Anforderungen an das Pull-Printing erfüllt werden können.

Automatisches Löschen von Pull-Printing-Jobs

Über die Genius Server Konfiguration kann zentral festgelegt werden, wie lange Druckaufträge verfügbar sein sollen. Wird diese Zeit überschritten, werden die Druckaufträge automatisch gelöscht.

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Weitere Pull-Printing Funktionen des Genius MFP Clients finden Sie hier >

Kostenabrechnung (Accounting|Billing)

Alle Kostenabrechnungsfunktionen setzen voraus, dass die Endgeräte ihre Zählerstände per SNMP bereitstellen. Diese dienen als Grundlage für die Abrechnung. Die Systeme müssen hierzu mindestens RFC 3805 („Printer MIB v2“) unterstützen.

Beim Anmelden des Anwenders an einem Endgerät (Kopieren, Faxen, Pull-Printing, etc.) oder beim Direktdruck werden dessen Zählerstände abgefragt.
Am Ende der Nutzung des Endgerätes, also nach dem Abmelden, werden die Zählerstände erneut abgefragt. Die Differenz beider Zählerstände dient als Grundlage für die Kostenabrechnung.

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Anwenderbezogene Verbrauchsinformationen können aus Datenschutz-Erfordernissen anonymisiert werden, bevor sie in die Datenbank geschrieben werden. Bei Verwendung dieser Funktion sind jedoch die Selbstkontrollmöglichkeiten und die damit verbundene Transparenz durch den Anwender über das Web Frontend nicht mehr möglich. Alternativ kann der Zugriff auf sensible anwenderbezogene Daten aber auch über das Rechte- und Rollen-Management des Genius Server geregelt werden. Im Zweifelsfall sind vorher die örtliche Richtlinien bzw. die Rechtslage zu prüfen.

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Bei der gerätebezogenen Kostenabrechnung werden die Zählerstände in frei definierbaren Abständen von den Geräten abgefragt.

Um ein Höchstmaß an Datenintegrität zu erhalten, wird jede einzelne Abfrage durch einen nachgelagerten Prozess (Accounting Data Revision, ADR) einer Qualitätskontrolle unterzogen.
Dieser ADR-Prozess prüft die abgefragten Daten durch den Vergleich von Informationen wie Zeitstempel, Session-ID, Kostenstelle, Seriennummer, Fehlermeldungen etc. bis hin zu logischen Plausibilitätskontrollen.
Erfüllt ein Datensatz nicht alle Anforderungen, wird dieser entsprechend gekennzeichnet.

Um einen schnellen Überblick zu erhalten, ist es möglich, Abrechnungsdaten in einer webbasierten Pivot-Tabelle zusammenzustellen. Hierbei können neben dem Betrachtungszeitraum die Werte für Reihen und Spalten selbst zusammengestellt und summiert werden.
Das Ergebnis kann in Excel exportiert werden.

Kontingentverwaltung

In der Kontingentverwaltung können Mengen und Preise für Geräte bzw. Personen definiert und verwaltet werden. Dabei kann zwischen Farb-/SW- Kontingent unterschieden werden.

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Wird eine Quote überschritten, können eine oder mehrere von drei möglichen Aktionen ausgeführt werden:

  • Benutzer kann gesperrt werden
  • Benutzer kann eine Warn-E-Mail erhalten
  • Eine E-Mail-Benachrichtigung kann an einen anderen Benutzer gesendet werden.

Nachfolgende Funktionen können in der Kontingentverwaltung verwendet und konfiguriert werden:

  • Geräte-Preislisten
  • Kontingentdefinitionen
  • Automatisches Auffüllen von Kontingenten
  • Absolutes Kontingent
  • Relatives Kontingent
  • Verhalten bei Kontingentüberschreitung
  • Kontingentzuordnung
  • Individuelle Kontingente
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Scannen

Eine Beschreibung der Standard Scan Funktionen finden Sie in der Genius MFP Beschreibung..
Ergänzen möchten wir, dass die Standard Scan Funktionen ebenfalls die BPM Engine des Genius Servers verwenden. Diese sind dort als Built-In Funktionen hinterlegt und können also konfiguriert, aber nicht modifiziert werden.

Adressbuch

Für die Funktionen Scan2Mail und Scan2Fax ist es möglich ein auf dem Genius Server zentral gepflegtes Adressbuch für Faxnummern und E-Mail Adressen zu verwenden.
Verwaltet wird das Adressbuch über das Web Frontend des Genius Server; hier können die Daten erfasst werden.
Einzelne Adressen können auch dem gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Möglich ist auch das Anbinden von externen LDAP Verzeichnisdiensten zur Adresssuche.

Wenn ein MS Exchange Server die persönlichen Adressbücher der Anwender zentral bereitstellt, können auch diese für den jeweiligen Anwender mit zur Suche verwendet werden.

OCR Erkennung

Der Genius Server verfügt über eine Schnittstelle zur Open Source OCR Tesseract.
Diese muss separat Installiert werden.
Damit können TXT, durchsuchbare PDF Dateien erstellt werden.

Das ABBYY OCR-Modul nutzt mehrsprachige Erkennungs- und Konvertierungs-Technologien für ca. 190 Sprachen. Die erfassten Dokumente können in typische Office-Formate (Word, Excel, Power Point) oder allgemeine Formate wie z.B. ASCII-Text konvertiert werden. Optional sind auch das PDF bzw. PDF/A Format verfügbar.
Das Eingabeformat für den OCR-Dienst kann eines der folgenden sein: BMP, PCX, DCX, JPEG, JPEG 2000, PNG, GIF, TIFF, DjVu, PDF.

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Zusatzfunktionen wie das Entfernen von weißen Seiten, Kompression, etc. bei PDF Formaten, aber auch zonale OCR etc. werden unterstützt, hängen allerdings von der lizenzierten ABBYY Version ab.
ABBYY provides two license models (one referring to maximum number of pages per month and the other to the number of CPUs) according to customer’s requirements.


Für jede Maschine wird jeweils eine OCR-Client-Lizenz benötigt, sowie eine, oder auch mehrere ABBYY-Server-Lizenzen.
Die Server-Lizenzierung basiert wahlweise auf einer maximalen Seitenzahl im Monat, oder auf einem CPU-Kern ohne Volumenbegrenzung. Bitte ziehen Sie unsere aktuelle Preisliste für die möglichen ABBYY-Module zu Rate. Der Einsatz der ABBYY OCR erfordert als Betriebssystem einen Windows-Server.

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Organisations-/Firmen-Verwaltung

Im Genius Server ist eine Standortverwaltung integriert, um eine zentrale Verwaltung und einheitliche Schreibweise zu gewährleisten. Dies kann insbesondere für das Berichtswesen und das Setzen von Filtern nützlich sein.

Kostenstellen werden im Genius Server als eine besondere Form einer Gruppe betrachtet. Verwaltet werden können Werte, wie die Kostenstellennummer, Name und Beschreibung. Weiterhin können die Mitglieder, Gruppen und Geräte dazu hinterlegt werden. Diese Informationen können auch in Prozessen genutzt werden.

Endgeräte Softwareverteilung (Embedded Client)

Da die Installation des Genius MFP Clients bei nahezu jedem Gerätehersteller unterschiedlich durchzuführen ist, muss diese in der Regel manuell durchgeführt werden. Einige Hersteller bieten aber auch Softwarelösungen zum Verteilen an. Bitte fragen Sie bezüglich der Verfügbarkeit und Preise bei Ihrem Hardwarelieferanten nach.

Automatische Endgerätekonfiguration über einen DNS Alias

Im optimalen Fall erhalten die Endgeräte mit Embedded Client, den Hostnamen des Genius Server über einen Alias-Eintrag „MyGenius Server-SERVER“ im DNS, dem der Hostname des Genius Server zugeordnet wird. Alternativ muss der Hostname des primären Servers über das Web Frontend der Applikation auf dem Endgerät eingetragen werden. Der primäre Server sollte bei mehreren Genius Server-Instanzen jenes Gerät sein, welches dem Standort des Endgerätes am nächsten steht. Dadurch wird vermieden Druckaufträge unnötig über WAN-Strecken zu senden.

Endgeräte-Ausfallsicherheit

Werden zu dem DNS Alias-Eintrag „MyGenius Server-SERVER“ noch weitere Aliase „MyGenius Server-SERVER-1“, „MyGenius Server-SERVER-2“ (bis -4) eingerichtet, versucht der Genius MFP Client bei Nichterreichbarkeit des ersten Genius Server automatisch den nächsten in der Liste zu erreichen. Es sind maximal 5 Einträge möglich. Alternativ zur automatischen Konfiguration über den DNS-Server können die Fallback-Server auch manuell über das Web Frontend konfiguriert werden.

Gerätebezogene Konfigurationen

Eine Vielzahl an Funktions- und Konfigurationseinstellungen für den Genius MFP Client können für einzelne oder für Gruppen von Geräten am Server definiert werden.

Die Lösung verfügt über eine integrierte Stammdaten- und Flottenverwaltung für druckende Endgeräte.

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Geräte können auf drei Arten automatisch erkannt werden:

  • Als einzelnes Gerät durch den Hostnamen bzw. die IP-Adresse, die im Genius Server eingetragen wird
  • Über eine Massenerfassung anhand eines vorgegebenen Bereichs von IP-Adressen. Dieser Prozess kann einmalig angestoßen werden oder auch regelmäßig wiederholend geplant werden
  • Indirekt durch Drucken eines Jobs – dabei wird ein Drucker, der noch nicht im Genius Server erfasst ist automatisch angelegt

Die Erkennung erkennt das Gerät selbst und die zugehörigen Gerätetyp-Attribute. Alternativ kann ein Administrator das Gerät und den Gerätetyp manuell hinzufügen und konfigurieren.

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Sowohl eine Verwaltung der Endgeräte als auch der entsprechenden Modelldaten ist möglich.

Gruppenverwaltung für Endgeräte

Mit der Gruppenverwaltung können individuell Endgeräte in Gruppen zusammenfasst werden. Damit können z.B. mehrere Geräte auf einmal konfiguriert werden oder gemeinsame Eigenschaften, wie z.B. Kostenstellen bzw. Queues festgelegt werden.

Kundenindividuelle Felder für Geräte- oder Modellstammdaten

Wenn die vorkonfigurierten Geräteeigenschaften nicht ausreichen sollten, können beliebig viele kundenindividuelle Felder definiert und verwaltet werden.

Lebenszyklus-Überwachung von Endgeräten (Gerätehistorie)

Während des Geräte-Lebenszyklus können sich viele interne und externe Parameter ändern. Jedes dieser Ereignisse kann in der Datenbank protokolliert und somit nachverfolgt werden, z.B. Standortänderungen von Geräten, Reparaturen oder wann und von wem Änderungen in den Gerätestammdaten vorgenommen wurden.

Unterstützende Dokumentation zum Lebenszyklus

Mit diesem Modul haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zur Lebenszyklus-Überwachung, auch die entsprechenden Dokumente digital zu speichern. Dies können Übernahmeprotokolle, Reparatur- und Wartungsberichte oder Rücknahme-Dokumente sein. Es können aber auch Treiberpakete, Bedienungsanleitungen, etc. zu einem Modell hinterlegt werden.

Info-Schaltfläche für Geräteinformationen

Nützliche Informationen aus den Stammdaten wie Hostname, IP-Adresse, Seriennummer etc., oder auch eigene kundenindividuelle Felder können über einen Info-Button, mit oder ohne Anmeldung am MFP angezeigt werden. Welche Informationen angezeigt werden sollen kann am Server festgelegt werden.

Updates Einstellungen und Design vom Server

Alle Einstellungen und Design (Skin)-Aktualisierungen des Genius MFP werden nach einem Neustart des Geräts oder nach jeder Abmeldung vom Server gestartet. Die Einstellungen werden aktualisiert, sobald Änderungen vorgenommen werden.

Berichtswesen

Im Berichtswesen kann einfach auf Berichte zugegriffen werden. Hier werden sowohl aktive als auch inaktive Berichte aufgelistet. Alle Berichte werden in einer Übersicht bereitgehalten. Auch der Zugriff auf historische Berichte ist so möglich. Die E-Mail Benachrichtigung für neu bereitgestellte Berichte kann ein- oder ausgeschaltet werden.

Zugriffsberechtigung für Berichte

Berichte sind zugriffsgeschützt. Die Berechtigung kann an Personen und/oder Gruppen vergeben werden. Der Anwender bekommt nur die Berichte angezeigt für die er auch eine entsprechende Berechtigung besitzt.

Berichtsarten

Sie können mitgelieferte Standard-Reports benutzen, eigene Berichte erstellen oder speziell von uns für Sie erstellte Berichte verwenden.

Berichtsformate

Sie können für jeden Bericht festlegen, in welchem Format dieser erzeugt werden soll. Unterstützte Formate sind PDF, XLS und CSV. Es können auch mehrere Formate gleichzeitig erstellt werden.

Wiederkehrende Berichte

Es können zeitgesteuerte Berichte erstellt werden. Dies ist besonders nützlich bei wiederkehrenden Berichten und umfangreichen Datenbeständen. Die Zeitintervalle können sehr genau definiert werden, wozu eine crontab-ähnliche Syntax verwendet wird. Möglich ist das Generieren von Berichten in Stunden-, Tages-, Wochen- oder Monatsintervallen. Sie können zusätzlich mit dem integrierten Berichts Konfigurator eigene Berichte definieren. Definieren Sie Berichte durch festlegen von Parametern wie Felder und deren Filter, Format, Zeitintervalle und Zugriffsrechte.

Integrierter Berichtsdesigner

Der integrierte Berichtsdesigner kann auf der Grundlage einer Vielzahl von in der Datenbank verfügbaren Basisinformationen beliebige Berichte erstellen. Für jeden Bericht muss eine Reihe von Parametern wie Feld und Filter, Format, Zeitintervalle und Zugriffsrechte definiert werden.

Allgemeine Funktionen

Hierbei muss zwischen Datentransport (Druck- und Kommunikation-Datenströmen) und der (Zwischen-)Speicherung von Daten getrennt werden.
Die Druckaufträge müssen hierzu i.d.R. das IPP Protokoll, dass via HTTPS verschlüsselt wird, verwenden. Das Protokoll muss von den Endgeräten unterstützt werden.

Daten die von dem Genius Server verwaltet werden (auch zeitweise) können verschlüsselt werden. Dies gilt für die Module Drucken, BPM (inkl. Scan2), Mail, DMS und Berichtswesen. Für welche Bereiche eine Verschlüsselung gewählt wurde wird ebenfalls in der Web-Oberfläche für Admins angezeigt.

Die o.g. Verschlüsselung nach Funktionstypen kann auch ressourcenschonend und gezielt für einzelne besonders zu schützende Anwender oder Gruppen konfiguriert werden.

Eine Verschlüsselung von Druckdaten, die vom Anwender PC zum Server gesendet werden, ist möglich.
Als natives und standardisiertes Protokoll zur Transportverschlüsselung kann hier das auch einzige routing-fähige Druckprotokoll IPP via HTTPS betriebssystemübergreifend genutzt werden.

Die notwendige Zertifikatsinfrastruktur für alle Komponenten muss kundenseitig vorhanden sein.

Über entsprechendem Kundenzertifikate ist es möglich, die Transportkommunikation vom Genius Server zu den Genius MFP Clients zu verschlüsseln.

Die Bedienung des Genius Server erfolgt über eine zugriffsgeschützte Web-Applikation. Über den Internet Browser können Sie die Daten pflegen und verwalten. Dies gilt sowohl für den Administrativen- als auch für den Anwenderbereich (Selfservices).

Wenn der Administrator Einstellungen ändert werden Informationen, was konkret geändert wurde, in Protokolldateien zur Überprüfung und Überwachung gespeichert.

Über die Browser gestützte Hilfe "-servername-/docs" hat der Administrator jederzeit die Möglichkeit Funktionen und Einstellungen in der Beschreibung nachzulesen.
Diese Hilfe wird immer automatisch installiert und bei Updates aktualisiert.

Die Standardkonfigurationen vieler Geräte- und Clientfunktionen des MFP werden zentral verwaltet. Sobald ein Benutzer auf den Genius Server-Server zugreift werden die Einstellungen automatisch aktualisiert. Der Administrator entscheidet, ob ein Benutzer die Konfigurationen ändern kann oder nicht. Da z.B. bei Scan2Fax die maximale Auflösung 96dpi (fein) beträgt, ist es weder notwendig noch sinnvoll, dass der Benutzer die Standardauflösung von 100dpi ändert.

Der Administrator kann sich individuell ein Dashboard zusammenstellen und dessen Inhalte frei in drei Spalten platzieren. Das Dashboard wird nach Login angezeigt. Hierbei kann der Admin zwischen unterschiedlichen Kennzahlen wählen.
In den einzelnen Anzeigen kann er festlegen, welche Zeitintervalle für Ihn interessant sind. Kennzahlen sind bspw. die kopierten oder gedruckten Seiten absolut oder in Prozent, in Farbe oder Schwarzweiß, etc.

Diese spezielle Verwaltungsübersicht wurde gezielt für interne (bspw. abteilungsfremd) oder externe Dienstleister entwickelt. Es kann mit wenigen Klicks und wenig Schulungsaufwand die Verwaltung der Gerätestammdaten durch Dritte durchgeführt werden ohne Vollzugriff auf die ganze Lösung zu gewähren.
Die Stärken sind hierbei die vereinfachte Stammdatenübersicht, das Verwalten von Offline Geräte sowie das manuelle Erfassen von Zählerständen.
Bei jedem kundenindividuellen Feld können Sie zudem festlegen, ob es zur Verwaltung miterscheinen soll.

Entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union wurden zusätzliche Funktionen implementiert.
In der Benutzerverwaltung kann der Administrator Lösch- und Pseudonymisierungs-Aufträge (das ist das Ersetzen eines Identifikationsmerkmales durch ein Pseudonym – in diesem Fall eine zufällige, lange Buchstaben- und Zahlenkette) ausführen. Alle persönlichen Daten werden, soweit funktionell möglich, gelöscht. Daten deren Löschung zu Inkonsistenzen in der Datenbank führen würde (Beispielsweise Accounting- und Kontingent-Informationen) werden pseudonymisiert.
Gelöscht werden z.B. die Kartennummer + PIN (wenn diese in der Applikation registriert und verwaltet wurden), das persönlichen Adressbuch. Ebenso kann das Auskunftsrecht einer Person erfüllt werden. Dazu können zwei Berichte erstellt werden, die einmal die gespeicherten Daten über die Person auflisten und des Weiteren das Persönliche Adressbuch eines Anwenders ausgeben.
Ein separates Whitepaper mit weiteren Details ist verfügbar falls Sie weitere Informationen diesbezüglich wünschen.

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