Was ist Genius MFP?

Genius MFP ist ein Lösungspaket, dass die von den MFP Herstellern bereitgestellten Funktionen auf dem Endgerät ergänzt bzw. ersetzt.

Dabei ist Genius MFP zentral über einen Webschnittstelle konfigurierbar.

Der Genius MFP-Client ermöglicht die gleiche Benutzererfahrung auf allen unterstützten Geräten. Zusätzlich zu den traditionellen Funktionen des Scannens, Druckens und Kopierens können Benutzer mit dem Genius MFP-Client auch mit einem Geschäftsprozess interagieren.

Genius MFP ermöglicht Ihnen einfache Effizienzsteigerungen Ihrer IT-Infrastruktur und Geschäftsprozesse, Erhöhung der IT-Sicherheit und der Anwenderproduktivität. Reduzieren Sie Ihre Druck- und Kopier- Kosten und schonen Sie dabei die noch die Umwelt.

Authentifizierung

Manuelle Anmeldung (Login)

Die Anmeldung am Endgerät kann manuell, durch Eingabe von Benutzername und Passwort erfolgen.

(Firmen-) Ausweis Anmeldung

Alternativ kann auch ein Firmenausweis (Karte/Badge) zur Authentifizierung genutzt werden.

Automatisierte Ausweisverwaltung (Kartenregistrierungs-Modus)

Karten und Anwender Informationen können auch in der Lösung miteinander verbunden werden. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie auf der Seite vom Genius Server.

PIN Anmeldung

Als einfachste Möglichkeit kann eine PIN zur Anmeldung verwendet werden. Dieses Modul funktioniert analog der o.g. Ausweis-Anmeldung Anwender-PINs können direkt im Genius Server verwaltet werden.

Starke Authentifizierung (Card + PIN Anmeldung)

Die Lösung unterstützt eine starke Authentifizierung (auch Zwei-Faktor-Authentifizierung genannt). Hierbei kann der Administrator für einzelne Personen, Gruppen oder alle Anwender festlegen, wer diese zu nutzen hat.

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Die Kartennummern können entweder vom konfigurierten Authentifizierungsservice oder der lösungseigenen Benutzerverwaltung kommen.
Wenn der Genius Server diese Informationen verwaltet, wird analog dem o.g. Abschnitt Automatisierte Ausweisverwaltung (Kartenregistrierungs-Modus) zuerst die Karte registriert und anschließend die PIN abgefragt und gespeichert. Die PIN kann vom Anwender eigenständig über den Genius Web Client in seinem Anwenderprofil geändert werden, sofern der Admin Ihm das Recht dazu erteilt hat.
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Anmeldung als Gast

Sofern gewünscht können Funktionen wie Kopieren und Faxen auch für Gäste auf dafür ausgewählten oder allen Endgeräten freigeschaltet werden.

Automatisches Abmelden (Abmelden bei Inaktivität)

Ein angemeldeter Anwender wird bei Inaktivität automatisch abgemeldet. Die Zeitspanne wann dies passieren soll, wird meist über eine Hersteller Einstellung auf dem Endgerät definiert.

Drucken

Drucken

Beim Direktdruck über den Direct Print Spooler des Servers, sperrt das Genius MFP je nach Konfiguration, das Endgerät. Dies ist notwendig, um die anwenderbasierte Abrechnung genau zu erfassen.

Pull Printing (Print2Me)

Der Druckauftrag wird unmittelbar nach dem Auslösen auf einem Print-Server für einen frei definierbaren Zeitraum zwischengespeichert und kann anschließend nach erfolgreicher Authentifizierung an jedem im Netzwerk befindliche Ausgabesystem, welches an die Lösung angebunden ist, abgerufen und ausgedruckt werden. Damit wird sicheres und vertrauliches Drucken ermöglicht. Auch eine standortübergreifende Lösung ist möglich.

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Wählt der authentifizierte Anwender die Funktion, so erfragt das Endgerät über den Genius Server eine Liste der für ihn gehaltenen Druckaufträge und zeigt diese zur Auswahl an. Ausgewählte Jobs können so „gedruckt“ oder „gedruckt und gelöscht“ oder gleich „gelöscht“ werden.

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Modifizieren von Pull-Printing Aufträgen

Bei vielen Endgeräten besteht die Möglichkeit, die Eigenschaften von Druckaufträgen nachträglich zu verändern, z.B. Farbe zu Schwarz/Weiß, Simplex zu Duplex oder die Anzahl der auszugebenden Kopien. Voraussetzung hierfür ist die Aktivierung der Druckauftragsanalyse.

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Umwelthinweis als Popup

Wer bewusst aus ökologischen oder aus Kostengründen Farbausdrucke reduzieren möchte, kann ein Popup Fenster auf dem MFP aktivieren, das nachfragt, ob der Anwender diesen Ausdruck wirklich in Farbe ausgeben möchte oder doch lieber in Schwarz-Weiß.

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Wiederholungsdruck (Pull Printing History)

Falls gewünscht können bereits erfolgreich gedruckte Pull-Printing Druckaufträge, die bereits zum Löschen markiert sind, erneut ausgegeben werden. Das Intervall zum endgültigen Löschen von diesen Aufträgen kann vom Administrator frei definiert werden.

  • Diese Funktion kann hilfreich sein, wenn z.B. durch einen Gerätefehler ein Auftrag und somit der Ausdruck nicht vollständig ausgeführt werden konnte,
  • oder man einfach einen Satz zu wenig gedruckt hat.
Auto-Print-All nach der Anmeldung

Diese Funktion ermöglicht, dass alle wartenden Druckaufträge unmittelbar nach der Benutzerauthentifizierung gedruckt werden. Für diesen Vorgang sind keine zusätzlichen Aktionen des Benutzers erforderlich.

Kostenstellen Fenster

Most of the functions related to cost centers and their management are performed on the Genius Server. You can read more details here. Genius Server Page >

On the client, however, a popup window can be configured to prompt the user to enter a cost center after login. The user can select this from a displayed list.

Kontingent Hinweis

Analog zu den Kostenstellen, werden auch Kontingente auf dem Genius Server verwaltet. Mehr Details dazu lesen sie hier. Genius Server Page >


Wenn das Kontingent eines Nutzers überschritten wurde, so bekommt er ein Informationsfenster auf dem Mulitfunktionsgerät angezeigt.

Weitere Pull-Printing Serverfunktionen finden sie hier. Genius Server Page >

Video: Englisch ~ Pull Printing with Genius MFP Cleint - 1:38

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Scannen

Scan2Mail

Die Scan2Mail Funktion ermöglicht das Versenden von E-Mails an beliebig viele Empfänger. Als Absender ist die E-Mailadresse des authentifizierten Anwenders bereits hinterlegt.
Durch Auswählen der Funktion bekommt der Anwender ein Fenster mit den Details gezeigt. Der Anwender kann Empfängeradressen entweder manuell eingeben oder aus einem zentralen Adressbuch bzw. dem zentralen Benutzerverzeichnis auswählen.

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Durch Auswählen der Funktion bekommt der Anwender ein Fenster mit den Details gezeigt. Der Anwender kann Empfängeradressen entweder manuell eingeben oder aus einem zentralen Adressbuch bzw. dem zentralen Benutzerverzeichnis auswählen. Weiterhin kann der Betreff, der Dateiname und die Scan-Einstellungen verändert werden.

Die Nutzung der Mail-Funktionalitäten setzt einen entsprechenden Server des Kunden voraus; hierbei unterstützen wir auch Sicherheitsfunktionen, wie die verschlüsselte Kommunikation vom Genius Server zum Mailserver unter Verwendung von STARTTLS.

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Scan2Me

Die Scan2Me Funktion ermöglicht es dem authentifizierten Anwender, gescannte Dokumente direkt an seine eigene E-Mailadresse zu versenden. Nach der Authentifizierung ist die E-Mail-Adresse des Anwenders als Absender- und Empfängeradresse hinterlegt.
Der Mitarbeiter kann entweder sofort mit den Voreinstellungen starten oder aber Betreff und Dateiname des Dokuments bzw. der Mail ändern.

Scan2URL

Wird eine der beiden Funktionen Scan2Mail oder Scan2Me verwendet, kann auch als Option Scan2URL definiert werden.
In der Mail-Konfiguration kann eine maximale Dateigröße für Anhänge festgelegt werden. Wird diese überschritten, kann der Anhang an einem definierbaren Ort zwischengespeichert werden. Der Anwender erhält dann eine E-Mail mit einem Link zum Download der Datei. Die Aufbewahrungsdauer kann festgelegt werden. Ein Aufräumprozess löscht automatisch abgelaufene Dateien.

Scan2Fax (server)

Mittels der Scan2Fax Funktion ist es möglich, ein Dokument über einen zentral bereitgestellten Faxserver (nicht Teil der Lösung) zu versenden.
Nach Auswahl der Funktion Scan2Fax erhält der Anwender ein weiterführendes Dialogfenster. In diesem kann der er direkt eine oder mehrere Faxnummern eingeben. Optional kann er das Adressbuchsymbol wählen und Faxnummern aus dem zentral gepflegten Adressbuch übernehmen.

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Das eingescannte Dokument wird dann in Form einer Mail mit einem bestimmten Präfix und Suffix (also vor und hinter der eigentlichen Faxnummer) an den Faxserver verschickt.
Sofern der Faxserver eine Sendeprotokollierung unterstützt, kann diese per Mail an den authentifizierten Anwender geschickt werden.

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Adressbücher

Über die vielen Möglichkeiten Adressbücher zu verwalten, lesen Sie bitte die Beschreibung auf der Genius Server Seite - learn more >

Scan2Folder

Wählt der Anwender die Scan2Folder Funktionstaste, können gescannte Dokumente auf vordefinierte, verfügbare Dateiserver in deren Verzeichnisstruktur abgelegt werden.

Scan2Homefolder

Wählt der Anwender die Scan2Home Funktionstaste, können gescannte Dokumente direkt im persönlichen Home Folder (Basisverzeichnis) abgelegt werden. Das Zielverzeichnis hat der Genius Server aus den Benutzerdaten der Anmeldung übernommen.

Scan2Onedrive

Scan2OneDrive mit der Cloud ist der Ersatz für das bekannte Scan2Homefolder das bisher On-Premises verwaltet wurde.

Die Genius MFP Applikation wird im Azure Portal registriert. Zusätzlich wird der Microsoft Provider im Genius Server entsprechend dafür Konfiguriert.

Durch diese Kombination hat der Mitarbeiter dann die Möglichkeit in Kombination mit seinem Microsoft Azure Konto gescannte Dokumente im OneDrive abzulegen.

Zusätzlich kann der Mitarbeiter durch die Ordnerstruktur navigieren und neue Ordner anlegen, in die er dann Dokumente ablegen kann. Der Mitarbeiter sieht nur seine persönliche Ordner Struktur auf die er entsprechende Rechte hat.

Scan2Sharepoint

Der authentifizierte Benutzer (Passwort erforderlich) kann durch die Ordnerstruktur eines ihm zugeordneten MS Sharepoint Servers (Version 2013 oder 2016) navigieren, um Zielordner auszuwählen und darin Dateien abzulegen.

Video: Englisch ~ Scan functions - 2:44

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System Integrierte Funktionen (MFP Nativ)

Kopieren | Fax | Andere

Systemeigene Funktionen wie Kopieren oder Faxen (eingebautes Fax-Modul) werden meist im Design des Herstellers dargestellt, da eine grafische Anpassung softwaretechnisch nicht möglich ist. Daher können das Rechte-Management und Details nicht von unserer Lösung gesteuert werden und sind geräteabhängig zu konfigurieren. Einige Anbieter gewähren hingegen vollen Zugriff auf diese Funktionen. Auf diese Weise können wir die GUI und Voreinstellungen der Genius Bytes Lösungen verwenden. Sprechen Sie uns an, um weitergehende Informationen zu erhalten.

Genius MFP mit herstellerunabhängiger Benutzerschnittstelle

Smartphone-Haptik auch auf dem MFP

Der Genius MFP Client ist die Anwenderschnittstelle der Lösung am MFP. Wir bieten Ihnen eine intuitive, grafische Benutzeroberfläche, die bei fast allen unterstützen Herstellern nahezu den gleichen Funktionsumfang und Optik bereitstellt.
Dabei haben wir versucht, soweit technisch bereits möglich, dass Wissen und die Erfahrung der Anwender in der Bedienung und dem Umgang mit modernen Smartphones weitestgehend auf den Genius MFP Client zu übertragen.
Dies ermöglicht sehr kurze Gewöhnungs- und Einarbeitungszeiten in die Lösung.

Individualisierungsmöglichkeiten durch den Anwender

Um durch das Smartphone Feeling eine breite Akzeptanz bei den Anwendern zu erreichen bietet der Genius MFP Client eine Vielzahl an Individualisierungsmöglichkeiten.

  • Individueller Startbildschirm, anpassbares Hauptmenü
  • Wiederkehrende Scan-Einstellungen speichern
  • Automatische Vorschlagslisten
  • Mitwanderndes Anwenderprofil
  • Mehrsprachigkeit
  • Funktions- und Kontext-menüs
  • Kurz-Sprung-Ziele
  • Hilfe am MFP
  • Dynamische Hilfetexte am MFP
  • MFP Prozessmonitor

Video: Englisch ~ Personalize your Genius MFP Client - 3:03

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Design und Darstellung

Es ist möglich, das Displaydesign der Lösung am MFP den individuellen Kundenanforderungen in wesentlichen Teilen anzupassen. So können Grafiken, Farben, Logos, Hintergründe, etc. auf einfache Art und Weise verändert werden, sofern keine plattformbedingten Einschränkungen existieren. Fragen Sie nach unseren Dienstleistungen für Sie.

Einen Eindruck was möglich ist, finden Sie in dem Bereich: Anpassungen >

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