Was ist Genius BPM
(Genius Business Process Management)

Genius BPM ist eine von drei Möglichkeiten unsere Lösung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Genius BPM ist die Voraussetzung unserer Lösung, um Ihre Prozesse zu digitalisieren. Medienbrüche und –wechsel, zu reduzieren und zu vermeiden. Wann immer es eine Form eines Genehmigungsprozesses gibt hilft Ihnen Genius BPM diese nachvollziehbar umzusetzen und zu dokumentieren.

Prozess- und Funktions- Design

Ein BPM-Prozess besteht aus mehreren konfigurierbaren Knoten, die automatisch oder durch eine Benutzerinteraktion angesteuert werden können. Durch Nutzung von Variablen können sie perfekt auf die geschäftlichen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten werden.

Darüber hinaus ist es möglich, kundenindividuelle Prozesse zu erstellen und zu personalisieren. Ein grafischer Prozess Designer (BPM-Editor), den Sie mit den Genius BPM-Anwender-Lizenzen erwerben unterstützt dabei, die Strukturen Ihrer Prozesse in Workflows zu definieren. Fügen Sie per Drag & Drop flexibel Objekte (Knoten), Schleifen, Verzweigungen, Parameter und Abfragen hinzu und verwenden Sie diese sofort in Ihrem Unternehmen.

Prozess- und Funktions- Transition

Erstellten wir früher eine neue Funktion die Endgeräte bezogen war, so war es notwendig diese Systeme zu aktualisieren. Was bei 5 bis 10 Endgeräten noch händisch machbar ist, wird bei mehr als 50 schon zur Herausforderung.
Aus diesem Grund wurden neue Funktionen und Ideen nicht immer genutzt, da die Planung und die Umsetzung häufig sehr aufwendig waren. Mit der Genius BPM Lösung kann nach dem Erstellen und Testen einfach die neue Funktion einer Person, einem Endgerät oder Gruppe zugeordnet werden. Beim nächsten Anmelden steht diese Funktion dann ohne Rollout zur Verfügung.

Genius BPM steuert und koordiniert die Prozessausführung

Die Genius BPM-Engine orchestriert alle Module, um gleichzeitig ein effektives Zusammenspiel zwischen internen (Authentication Provider, Database, ERP-System, CRM-System) und externen Systemen (Service Provider) zu ermöglichen. Somit werden alle lösungseigenen Abläufe optimal gesteuert und überwacht. Die Genius BPM-Lösung ermöglicht es auch das Zusammenspiel von existierenden Ressourcen im Unternehmen (Mitarbeiter, Anwendungen und Hardware) zu optimieren.

Die Genius BPM Lösung bietet Management, Ausführung und Überwachung von Geschäftsprozessen. Eine Analyse dieser Daten ermöglicht es Ihnen herauszufinden, wo ein Prozess evtl. einen Flaschenhals hat und entsprechend zu korrigieren, wenn nötig.

Wir Essen was wir kochen

Und das sogar in zweierlei Hinsicht:

Einerseits technisch, denn auch Genius MFP nutzt die BPM Engine. Das sind beispielsweise alle Scan Prozesse, diese sind als Build-In definiert. Der Unterschied zu Genius BPM ist, dass Build-In Prozesse konfiguriert aber nicht modifiziert also verändert werden können. Beide verwenden jedoch den gleichen leistungsfähigen Kern.

Andererseits verwenden wir viele der nachfolgendne Beispiele selbst in unserem Unternehmen. Einige der hier gezeigten Videos sind aus unserer Produktiv Umgebung. Uns Sie werden mit sicherheit feststellen, das bei Ihnen ein Prozess hier und da anders abläuft oder etwas fehlt.

Aber das lässt sich ja leicht ändern, rufen Sie uns an!

Branchen übergreifende praxisbezogene Prozessbeispiele zur Digitalisierung

Ganz häufig ist zwar der Wille und die Strategische Ausrichtung im Unternehmen vorhanden die Digitalisierung voran zu treiben. Doch wo fängt man am besten an? Um die Möglichkeiten unserer Lösung einfacher nachvollziehen zu können, möchten wir Ihnen anhand von ein paar praxisbezogenen Beispielen aus unterschiedlichen Abteilung in Firmen geben, die es wahrscheinlich nahezu in jeder Branche und jeder Unternehmensgröße gibt.

Ihrer Fantasie sind dabei natürlich keine Grenzen gesetzt.

Personalwesen

Onboarding-Prozess (damit im neuen Job alles passt)

Im Bereich Personalwesen kann die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses, also der Einstieg eines neuen Mitarbeiters in Ihr Unternehmen, eine wichtige Rolle einnehmen. In verschieden Phasen eingeteilt kann man den Kontakt zum neuen Mitarbeiter zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Tag im Unternehmen pflegen, aber auch das eigene Team darauf vorbereiten. Außerdem wäre es doch super, wenn der Mitarbeiter auch alle notwendigen Arbeitsmaterialen hat, Laptop und Handy vorkonfiguriert sind, die Zutrittskontrolle zu den Unternehmensräumen eingerichtet ist und die E-Mail Adresse funktioniert.
Wieviel Sie von den ersten 100 Tagen eines neuen Mitarbeiters digitalisieren können und wollen, liegt in Ihren Unternehmenszielen. Ihnen fallen bestimmt noch viele sinnvolle Anwendungen ein.

Reisen

In vielen Branchen gehört das Reisen mit dazu. Sei es, dass der Vertriebs-Mitarbeiter seine Kunden besucht oder der Monteur eine Installation durchführt. Meist erfordern diese Reisen ein gehöriges Maß an Organisation und die beginnt in vielen Firmen nicht damit das ein Zug, ein Flug oder ein Hotel gebucht wird, sondern mit einem Antrag an den Vorgesetzten, dass eine Reise geplant wird.

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Reisen Ihre Mitarbeiter bspw. innerhalb der Europäischen Union müssen diese die sogenannte A1-Bescheinigung für ausländische Sozialbehörden mit sich führen. Da hier nicht nur Bußgelder drohen empfiehlt es sich diesen Nachweis gleich mit in den Prozess einer Auslandsreise zu integrieren.

Reisen Ihre Mitarbeiter eventuell häufiger in Länder in denen eine Visa-Plicht besteht können die Prozesse auch hier automatisiert werden.

Wenn Sie diesen Faden weiterspinnen fallen Ihnen sicher noch andere Beispiele, wie die Reisekostenabrechnung mit all den Papier-Belegen ein bei denen die Genius BPM Lösung Sie in Ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung, unterstützen kann.

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Urlaubsanträge

Für viele Mitarbeiter zählt der Urlaub zu den schönsten Tagen im Jahr. Für das Unternehmen ist hier ein entsprechender organisatorischer Prozess notwendig. Meist werden die gewünschten Tage mit den Kollegen zwecks Vertretung abgestimmt, ein Formular ausgefüllt und vom Mitarbeiter unterschrieben und vom Vorgesetzten genehmigt. Diese Informationen gehen dann weiter an die Personalabteilung, welche dann diese Informationen verwaltet, Dokumente archiviert und zusätzlich den Urlaub in das Mitarbeiterverwaltungsprogramm einträgt, etc.

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So oder ähnlich läuft es noch in vielen Unternehmen. Dies ist ein sehr gutes und typisches Beispiel für den Einstieg von Firmen in die Digitalisierung. Mehre Personen aus unterschiedlichen Abteilungen sind involviert. Häufig sind diese Prozesse noch papierbasiert und wir können hier mit Genius BPM helfen diesen Ablauf zu automatisieren. So können die Vertreter und Vorgesetzte automatisch aus den Verzeichnisdiensten gelesen werden, etc.
Und wenn ein Urlaub mal abgesagt werden muss, können Sie diesen Vorgang, zukünftig digital abbilden.

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Finanzbuchhaltung

Achivierung

Natürlich haben die meisten Archivierungslösungen bereits eine Anbindung für Windows PCs über Druckertreiber an die eigene Lösung. Aber was, wenn das erzeugte Dokument von einem Linux PC kommt oder aus einem Host- oder Mainfraim- System?
Zwar bieten Archivhersteller die Unterstützung von Arbeitsplatz Scannern an, was aber eher eine Seltenheit ist.
Nutzen Sie die Multifunktionsgeräte unterschiedlicher Hersteller, die flächendeckend verfügbar wären mit Genius BPM, um so für Mitarbeiter die bspw. keinen Computerarbeitsplatz haben, schon die Verschlagwortung am MFP durchzuführen.
Denken Sie an das Beispiel mit den Reisekostenabrechnungen, viele Mitarbeiter haben keinen speziellen Dokumentenscanner im Zugriff, aber fast alle haben Zugang zu einem MFP in Ihrem Unternehmen.

Eingangsrechnungen

Da die Genius BPM Lösung sehr flexibel ist können unterschiedliche Erkennungs- und Extraktions- Methoden verwendet werden. Binden Sie externe Quellen ein oder nutzen Sie individuelle für Sie entwickelte Prozessschritte, um Daten eines Dokumentes zu erkennen und nachgelagerten weiteren Prozessen wie Genehmigungsverfahren zur Bezahlung oder der bereits oben genannten Archivierung zu zuführen.
Häufig kommen wir bei unseren Kunden zu neuen Lösungen mittels der Genius BPM, wenn die Komplexität eines Workflows zunimmt oder die Kosten dafür bei den existierenden Lösungen im Hause den wirtschaftlichen Nutzen übersteigen.

Prozesskette vom der Bestellung bis zur Zahlungsabwicklung

Stellen Sie sich vor vom Wareneingang über die Bestell- und Rechnungs- Prüfung bis hin zur Freigabe der Zahlung alles transparent und nachvollziehbar dokumentiert zu haben. Jeder Teilaufgabe kann nach erfolgreichem Abschluss den nächsten Prozess in der Kette anstoßen bis alle Aufgaben abgeschlossen sind. Dabei folgen die Genehmigungsprozessen Ihren internen Aufgaben- und Verantwortungs- Bereichen. Zahlungen kleiner 50.000 darf Mitarbeiter A, bis 250.000 dessen Vorgesetzte und alles darüber der Finanzverantworliche des Unternehmens entscheiden und zur Zahlung freigeben.

Beschaffung/Investitionen

Fast schon ein Klassiker ist der Beschaffungs- bzw. der Investitions- Prozess. Häufig müssen im Vorfeld schon solche Fragen, wie:

  • die Prüfung ob es sich um eine geringwertiges Wirtschaftsgut handelt und damit einem anderen Genehmigung Verfahren unterliegt als andere Güter.
  • oder die Überprüfung, ob ein zu beschaffendes Gut evtl. noch im Vorrat ist, wie beispielsweise Mobiltelefone, Computer, etc.
  • ob die geplante Beschaffung schon budgetiert ist oder ob man dafür noch eine Budget Erweiterung beantragt werden muss,
  • etc.

geklärt werden.

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Denken Sie einmal an ein solches Verfahren in Ihrem Unternehmen.
Was müsste noch dazu oder anders gemacht werden?

Qualitätssicherung

Dokumentation mit Bildern und deren Archivierung

„Informationen über ein Paket sind genauso wichtig wie das Paket selbst“
Mike Glenn, FedEx

Wann immer die sogenannten Metadaten (Wer, Wann, Wo, Wie) eines Prozesses genauso interessant sind, wie der Vorgang selbst hilft Ihnen die Genius BPM Lösung den Prozess selbst zu durchlaufen, als auch die notwendigen Metadaten zu erhalten oder durch zusätzliche Informationen (Bilder, etc.) anzureichern.

Prozess Dokumentationen (Blocking-Task für Anwender)

Hat ein Mitarbeiter schon alle gültigen Betriebsvereinbarungen bekommen?
Wollen Sie Lesebestätigungen von Mitarbeitern dokumentieren oder haben Sie rechtliche Dokumentationspflichten /-Nachweise (EU-DSGVO) zu erbringen um diese Vorgaben korrekt umzusetzen und zu erfüllen, um sich und Ihre Firma vor Schaden zu bewahren?
Mit Genius BPM können Sie sowohl über Multifunktionsgeräte und/oder über das integrierte Web-Front-End, anwenderbezogene Aufgaben erstellen. Diese müssen von dieser Person oder Gruppe zuerst abgearbeitet werden bevor andere Funktionen genutzt werden können. Sie erzwingen damit eine priorisierte Abarbeitung dieser Aufgabe.
Welcher Anwendungsfall fällt Ihnen ein, bei dem Sie in Ihrem Unternehmen eine vorrangige Bearbeitung/Kenntnisnahme erzwingen, müssen?

(Ver-) Änderungs-Management

Kommunikation ist alles. Doch gerade an den vermeintlich einfachen Dingen scheitern oft große Projekte.
Informieren Sie alle Beteiligten über anstehende Änderungen. Nutzen Sie bspw. die visuellen Möglichkeiten von Multifunktionsgeräten für Ihre hauseigenen Kampagnen. Ein automatisierter Prozess unterstützt Sie dabei diesen Gestaltungvorteil auch wirklich optimal zu nutzen.
Egal ob Betriebsversammlung, Einführung eines neuen Archiv Systems oder Wartungsarbeiten am SAP System nutzen Sie die Kommunikationsobefläche (Display) des MFP´s in Kombination mit Ihrem Änderungsmanagement.

Einige Beispiele für Kampagnen finden Sie hier.

Informationstechnologie/EDV Abteilung

IMAC-D (ITIL)

Wer in der IT mit ITIL Begrifflichkeiten und Prozessen arbeitet wird unsere Genius BPM zu schätzen wissen. IMAC-D steht hier für die englischen Begriffe Install, Move, Add, Change und Delete. Angepasst an Ihre Unternehmensumgebung und Arbeitsweisen kann Ihnen die Lösung in allen Bereichen behilflich sein und einzelne Schritte ganz oder teilweise automatisieren.
Der Umzugprozess (Move) ist bei einem PC ist sicherlich anders als bei einem Multifunktionsgerät. Das läßt sich fallbezogen mit unserer Lösung individuell prozesstechnisch, kontrollierbar und orchestriert abbilden. Eventuell haben Sie Dienstleistungen an Dritte ausgelagert, die Sie über Workflows, die mit der Genius BPM definiert wurden, standardisiert einbinden müssen.

Flottenverwaltung (Blocking Task für MFP’s)

Zwei Beispiele aus der uns doch thematisch naheliegenden Flottenverwaltung für Drucker und Multifunktionssystem sollen die Möglichkeiten in diesem Bereich aufzeigen.

  • • Ein Kunde von uns hat das Übernahmeprotokoll des Lieferanten, dass die Übergaben an die eigenen Mitarbeiter dokumentiert, so angepasst, das dieses versehen mit der Unterschrift des eigenen Mitarbeiters direkt über einen Barcode zu den Stammdaten des Endgerätes als Anlage in eine DMS System gescannt wurde.
  • Größere Unternehmen, die über ein eigenes Betriebsgelände mit mehreren Gebäuden verfügen kennen vielleicht das Problem des „Nicht Wieder-Auffindens“, dass bei Umzügen von Abteilungen auch wilde Umzüge von Multifunktionsgeräten entsteht. Haben Sie jetzt einen externe Service Provider, der für die Pflege, evtl. Auffüllen des Toners oder technischer Einsatz etc. verantwortlich ist, kann dieser die umgezogenen Systeme nicht mehr finden. Diese sind zwar im Netzwerk erreichbar, aber die Stammdaten zum Standort sind falsch. Analog der oben bereits erwähnten erzwungenen Aufgabe für Anwender, ist dies auch für Endgeräteortsangabe möglich. Dieser Blocking Task kann so genutzt werden, dass der nächste Anwender, der sich am nicht auffindbaren System anmeldet, die korrekten Standortdaten eingeben muss bevor er das System nutzen kann.
Support und Hilfe

Auch das direkte Erstellen eines Support Tickets am Endgerät wäre möglich. Dazu werden die Anmeldedaten des Anwenders in Kombination mit den Stammdaten des Endgerätes genutzt um am Multifunktionssystem ein Support Ticket zu erstellen und an die richtige interne oder externe Stelle weiterzuleiten

Gästebuch Verwaltung

Viele Unternehmen führen aus unterschiedlichen Gründen ein Gästebuch. Insbesondere wenn dies elektronisch erfolgt, kann ein individueller Workflow hierbei unterstützen.
Stellen Sie sich folgendes Scenario vor. Ein Lieferant oder Kunde möchte sich zu einer Besprechung persönlich mit Ihnen in Ihrem Unternehmen treffen. Sie starten den Prozess und geben die für den Prozess benötigten Daten in dem vordefinierten Prozess ein. Je nach Datenquelle wäre es sogar möglich diese Daten aus einer Datenbank herauszusuchen, damit man Daten die bereits vorhanden sind nicht nochmal erfassen muss. Verbinden könnte man das gleich mit einer Raumbuchung und einem Kalendereintrag. Alle Details gehen dann bspw. per E-Mail an den Besucher und Sie selbst. Ergänzt wird die Mail an den Besucher bspw. um einen Barcode. Trifft der Besucher dann am Haupteingang ein muss der Barcode nur aus der E-Mail (man könnte auch ein „Ticket“ erstellen) gescannt werden, so das keine weitere manuelle Aktion notwendig wäre. Mit dem Scannen des Barcodes beim Betreten und Verlassen hätten Sie die notwendige Dokumentation für Ihr Gästebuch quasi gleich miterledigt.

Zusammenfassung einer möglicher Integration in Ihr Unternehmen

Bei allen Beispielen können Sie unsere Lösung verwenden. Nach erfolgreicher Analyse (eventuell haben Sie schon detaillierte Prozessbeschreibungen aus ISO- oder anderen Zertifizierungen) wird jeder Geschäftsprozess als Definition in der Genius BPM Lösung mit dem Prozess Designer erstellt und damit dokumentiert und hinterlegt.
Ab diesem Punkt kann ein Prozess beliebig oft als sogenannte Instanz verwendet werden. Jede Instanz lässt sich, sofern gewünscht, überwachen.

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Anpassung durch Konfiguration
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Neue Funktionen durch Prozess Designer
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Erweiterung durch Entwicklung
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Individuelle Lösungen
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