Genius BPM

Im Bereich Personalwesen kann die Digitalisierung des Onboarding-Prozesses, also der Einstieg eines neuen Mitarbeiters in Ihr Unternehmen, eine wichtige Rolle einnehmen. In verschieden Phasen eingeteilt kann man den Kontakt zum neuen Mitarbeiter zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Tag im Unternehmen pflegen, aber auch das eigene Team darauf vorbereiten. Außerdem wäre es doch super, wenn der Mitarbeiter auch alle notwendigen Arbeitsmaterialen hat, Laptop und Handy vorkonfiguriert sind, die Zutrittskontrolle zu den Unternehmensräumen eingerichtet ist und die E-Mail Adresse funktioniert.
Wieviel Sie von den ersten 100 Tagen eines neuen Mitarbeiters digitalisieren können und wollen, liegt in Ihren Unternehmenszielen. Ihnen fallen bestimmt noch viele sinnvolle Anwendungen ein.

Natürlich haben die meisten Archivierungslösungen bereits eine Anbindung für Windows PCs über Druckertreiber an die eigene Lösung. Aber was, wenn das erzeugte Dokument von einem Linux PC kommt oder aus einem Host- oder Mainfraim- System?
Zwar bieten Archivhersteller die Unterstützung von Arbeitsplatz Scannern an, was aber eher eine Seltenheit ist.
Nutzen Sie die Multifunktionsgeräte unterschiedlicher Hersteller, die flächendeckend verfügbar wären mit Genius BPM, um so für Mitarbeiter die bspw. keinen Computerarbeitsplatz haben, schon die Verschlagwortung am MFP durchzuführen.
Denken Sie an das Beispiel mit den Reisekostenabrechnungen, viele Mitarbeiter haben keinen speziellen Dokumentenscanner im Zugriff, aber fast alle haben Zugang zu einem MFP in Ihrem Unternehmen.

Da die Genius BPM Lösung sehr flexibel ist können unterschiedliche Erkennungs- und Extraktions- Methoden verwendet werden. Binden Sie externe Quellen ein oder nutzen Sie individuelle für Sie entwickelte Prozessschritte, um Daten eines Dokumentes zu erkennen und nachgelagerten weiteren Prozessen wie Genehmigungsverfahren zur Bezahlung oder der bereits oben genannten Archivierung zu zuführen.
Häufig kommen wir bei unseren Kunden zu neuen Lösungen mittels der Genius BPM, wenn die Komplexität eines Workflows zunimmt oder die Kosten dafür bei den existierenden Lösungen im Hause den wirtschaftlichen Nutzen übersteigen.

Stellen Sie sich vor vom Wareneingang über die Bestell- und Rechnungs- Prüfung bis hin zur Freigabe der Zahlung alles transparent und nachvollziehbar dokumentiert zu haben. Jeder Teilaufgabe kann nach erfolgreichem Abschluss den nächsten Prozess in der Kette anstoßen bis alle Aufgaben abgeschlossen sind. Dabei folgen die Genehmigungsprozessen Ihren internen Aufgaben- und Verantwortungs- Bereichen. Zahlungen kleiner 50.000 darf Mitarbeiter A, bis 250.000 dessen Vorgesetzte und alles darüber der Finanzverantworliche des Unternehmens entscheiden und zur Zahlung freigeben.

Fast schon ein Klassiker ist der Beschaffungs- bzw. der Investitions- Prozess. Häufig müssen im Vorfeld schon solche Fragen, wie:

• die Prüfung ob es sich um eine geringwertiges Wirtschaftsgut handelt und damit einem anderen Genehmigung Verfahren unterliegt als andere Güter.
• oder die Überprüfung, ob ein zu beschaffendes Gut evtl. noch im Vorrat ist, wie beispielsweise Mobiltelefone, Computer, etc.
• ob die geplante Beschaffung schon budgetiert ist oder ob man dafür noch eine Budget Erweiterung beantragt werden muss,
• etc.

geklärt werden.

„Informationen über ein Paket sind genauso wichtig wie das Paket selbst“
Mike Glenn, FedEx

Wann immer die sogenannten Metadaten (Wer, Wann, Wo, Wie) eines Prozesses genauso interessant sind, wie der Vorgang selbst hilft Ihnen die Genius BPM Lösung den Prozess selbst zu durchlaufen, als auch die notwendigen Metadaten zu erhalten oder durch zusätzliche Informationen (Bilder, etc.) anzureichern.

Hat ein Mitarbeiter schon alle gültigen Betriebsvereinbarungen bekommen?
Wollen Sie Lesebestätigungen von Mitarbeitern dokumentieren oder haben Sie rechtliche Dokumentationspflichten /-Nachweise (EU-DSGVO) zu erbringen um diese Vorgaben korrekt umzusetzen und zu erfüllen, um sich und Ihre Firma vor Schaden zu bewahren?
Mit Genius BPM können Sie sowohl über Multifunktionsgeräte und/oder über das integrierte Web-Front-End, anwenderbezogene Aufgaben erstellen. Diese müssen von dieser Person oder Gruppe zuerst abgearbeitet werden bevor andere Funktionen genutzt werden können. Sie erzwingen damit eine priorisierte Abarbeitung dieser Aufgabe.
Welcher Anwendungsfall fällt Ihnen ein, bei dem Sie in Ihrem Unternehmen eine vorrangige Bearbeitung/Kenntnisnahme erzwingen, müssen?

Kommunikation ist alles. Doch gerade an den vermeintlich einfachen Dingen scheitern oft große Projekte.
Informieren Sie alle Beteiligten über anstehende Änderungen. Nutzen Sie bspw. die visuellen Möglichkeiten von Multifunktionsgeräten für Ihre hauseigenen Kampagnen. Ein automatisierter Prozess unterstützt Sie dabei diesen Gestaltungvorteil auch wirklich optimal zu nutzen.
Egal ob Betriebsversammlung, Einführung eines neuen Archiv Systems oder Wartungsarbeiten am SAP System nutzen Sie die Kommunikationsobefläche (Display) des MFP´s in Kombination mit Ihrem Änderungsmanagement.

Einige Beispiele für Kampagnen finden Sie hier.

Wer in der IT mit ITIL Begrifflichkeiten und Prozessen arbeitet wird unsere Genius BPM zu schätzen wissen. IMAC-D steht hier für die englischen Begriffe Install, Move, Add, Change und Delete. Angepasst an Ihre Unternehmensumgebung und Arbeitsweisen kann Ihnen die Lösung in allen Bereichen behilflich sein und einzelne Schritte ganz oder teilweise automatisieren.
Der Umzugprozess (Move) ist bei einem PC ist sicherlich anders als bei einem Multifunktionsgerät. Das läßt sich fallbezogen mit unserer Lösung individuell prozesstechnisch, kontrollierbar und orchestriert abbilden. Eventuell haben Sie Dienstleistungen an Dritte ausgelagert, die Sie über Workflows, die mit der Genius BPM definiert wurden, standardisiert einbinden müssen.

Zwei Beispiele aus der uns doch thematisch naheliegenden Flottenverwaltung für Drucker und Multifunktionssystem sollen die Möglichkeiten in diesem Bereich aufzeigen.

• • Ein Kunde von uns hat das Übernahmeprotokoll des Lieferanten, dass die Übergaben an die eigenen Mitarbeiter dokumentiert, so angepasst, das dieses versehen mit der Unterschrift des eigenen Mitarbeiters direkt über einen Barcode zu den Stammdaten des Endgerätes als Anlage in eine DMS System gescannt wurde.
  
• Größere Unternehmen, die über ein eigenes Betriebsgelände mit mehreren Gebäuden verfügen kennen vielleicht das Problem des „Nicht Wieder-Auffindens“, dass bei Umzügen von Abteilungen auch wilde Umzüge von Multifunktionsgeräten entsteht. Haben Sie jetzt einen externe Service Provider, der für die Pflege, evtl. Auffüllen des Toners oder technischer Einsatz etc. verantwortlich ist, kann dieser die umgezogenen Systeme nicht mehr finden. Diese sind zwar im Netzwerk erreichbar, aber die Stammdaten zum Standort sind falsch. Analog der oben bereits erwähnten erzwungenen Aufgabe für Anwender, ist dies auch für Endgeräteortsangabe möglich. Dieser Blocking Task kann so genutzt werden, dass der nächste Anwender, der sich am nicht auffindbaren System anmeldet, die korrekten Standortdaten eingeben muss bevor er das System nutzen kann.

Auch das direkte Erstellen eines Support Tickets am Endgerät wäre möglich. Dazu werden die Anmeldedaten des Anwenders in Kombination mit den Stammdaten des Endgerätes genutzt um am Multifunktionssystem ein Support Ticket zu erstellen und an die richtige interne oder externe Stelle weiterzuleiten

Viele Unternehmen führen aus unterschiedlichen Gründen ein Gästebuch. Insbesondere wenn dies elektronisch erfolgt, kann ein individueller Workflow hierbei unterstützen.
Stellen Sie sich folgendes Scenario vor. Ein Lieferant oder Kunde möchte sich zu einer Besprechung persönlich mit Ihnen in Ihrem Unternehmen treffen. Sie starten den Prozess und geben die für den Prozess benötigten Daten in dem vordefinierten Prozess ein. Je nach Datenquelle wäre es sogar möglich diese Daten aus einer Datenbank herauszusuchen, damit man Daten die bereits vorhanden sind nicht nochmal erfassen muss. Verbinden könnte man das gleich mit einer Raumbuchung und einem Kalendereintrag. Alle Details gehen dann bspw. per E-Mail an den Besucher und Sie selbst. Ergänzt wird die Mail an den Besucher bspw. um einen Barcode. Trifft der Besucher dann am Haupteingang ein muss der Barcode nur aus der E-Mail (man könnte auch ein „Ticket“ erstellen) gescannt werden, so das keine weitere manuelle Aktion notwendig wäre. Mit dem Scannen des Barcodes beim Betreten und Verlassen hätten Sie die notwendige Dokumentation für Ihr Gästebuch quasi gleich miterledigt.

Ein Praxisbeispiel wie wir einen Genius BPM Prozess für unsere interne Verwaltung von virtuellen Computern nutzen.

Sehr viele nützliche Zusatzfunktionen von virtuellen Computern haben dabei überzeugt, den Siegeszug dieser Lösungen in den Unternehmen und deren IT-Abteilungen zu ebnen. Wenn Sie häufig damit arbeiten kann es aber auch schnell unübersichtlich werden.

Beim Einrichten und Bereitstellen eines virtuellen Computers müssen viele Parameter bekannt sein: Arbeitsspeicher, Prozessoren Anzahl, Festplattengröße, Betriebssystem - um nur einige zu nennen.
Wie lange wird dieser virtuelle Computer benötigt, ist er gar wichtig, wie soll er ans Netz an- und eingebunden sein? Muss er gesichert oder gar ausfallsicher sein?
Sind die dadurch entstehenden Kosten genehmigt, etc.?
Auch die IT muss zu jeder virtuellen Maschine ein paar Daten pflegen und verwalten.

Wir selbst verwenden eine Vielzahl von virtuellen Computern. Zum Testen, Entwickeln, für Trainings, Support aber auch für unsere produktive IT Infrastruktur, etc. Nachfolgendes Video zeigt, wie wir einen Prozess der Genius BPM in unserem eigenen Hause nutzen, um die Verwaltung und die Nachbearbeitung für unsere interne IT zu optimieren.