Genius Server

Als Ergänzung zur integrierten Benutzerverwaltung verfügt der Genius Server über eine entsprechende Gruppenverwaltung. Es können aber auch Gruppen aus externen Verzeichnisdiensten im Genius Server verwendet werden.

Verfügbare Funktionen für den authentifizierten Anwender basieren auf der Rollen- & Rechteverwaltung, die im Genius Server Web Interface konfiguriert werden können. Die Rollen- & Rechteverwaltung besteht aus der Konfiguration von Berechtigungs- und Einschränkungsprofilen, in denen Rollen aktiviert bzw. deaktiviert werden können. Die erstellten Berechtigungsprofile werden entsprechenden internen oder externen Berechtigungsgruppen zugeordnet. Anhand der Mitgliedschaft der Gruppe erhält der Anwender seine verfügbaren Funktionalitäten im Genius MFP Client, z.B. ob der Button "Alles Drucken" oder "Pull-Printing" im Client angezeigt wird oder nicht. Weiterhin können Berechtigungsprofile und Einschränkungsprofile an MFP Gerätegruppen gebunden werden, sodass sich das effektive Recht für den Anwender aus zugeordneten Rechten zu den MFP´s und den Userrechten auf Basis der Gruppenmitgliedschaft zusammensetzt. Abhängig vom Hardware-Hersteller können hierüber auch native Funktionalitäten wie z.B. das Kopieren in Farbe beschränkt werden. Für die Berechtigung von BPM Prozessen gibt es eine virtuelle Zwischenschicht, welche als BPM-Akteur bezeichnet wird. In der Akteurverwaltung wird die Zuordnung von Benutzern und Gruppen definiert. Die Rollenverwaltung und die Prozessdefinition haben somit einen entscheidenden Einfluss auf die Optik und die verfügbaren Funktionen an den Endgeräten.

Anders als bei Verwendung eines Alias, bei dem der Administrator die Verknüpfungen zweier Identitäten festlegt, können bei der Delegationsfunktion die Anwender über das Web-Frontend selbst festlegen, ob andere Anwender Ihre Druckaufträge sehen können sollen (Freigabe).
The user can specify the approval for individual colleagues or groups. Also, an expiration date can be assigned, at which the delegation will be terminated automatically.
Dabei kann der Anwender die Freigabe gezielt für einzelne Kollegen oder Gruppen festlegen. Auch ein Ablaufdatum kann vergeben werden, an dem die Delegation automatisch beendet werden soll.
Delegationsdruck kann auch durch Anlegen einer speziell benannten Druckerqueue ermöglicht werden. Dabei kann ebenfalls für andere (oder sich selbst) gedruckt werden, ohne eine zusätzliche Software installieren zu müssen.

Weitere Pull-Printing Funktionen des Genius MFP Clients finden Sie hier >

Alle Kostenabrechnungsfunktionen setzen voraus, dass die Endgeräte ihre Zählerstände per SNMP bereitstellen. Diese dienen als Grundlage für die Abrechnung. Die Systeme müssen hierzu mindestens RFC 3805 („Printer MIB v2“) unterstützen.

Bei der gerätebezogenen Kostenabrechnung werden die Zählerstände in frei definierbaren Abständen von den Geräten abgefragt.

Um ein Höchstmaß an Datenintegrität zu erhalten, wird jede einzelne Abfrage durch einen nachgelagerten Prozess (Accounting Data Revision, ADR) einer Qualitätskontrolle unterzogen.
Dieser ADR-Prozess prüft die abgefragten Daten durch den Vergleich von Informationen wie Zeitstempel, Session-ID, Kostenstelle, Seriennummer, Fehlermeldungen etc. bis hin zu logischen Plausibilitätskontrollen.
Erfüllt ein Datensatz nicht alle Anforderungen, wird dieser entsprechend gekennzeichnet.

Um einen schnellen Überblick zu erhalten, ist es möglich, Abrechnungsdaten in einer webbasierten Pivot-Tabelle zusammenzustellen. Hierbei können neben dem Betrachtungszeitraum die Werte für Reihen und Spalten selbst zusammengestellt und summiert werden.
Das Ergebnis kann in Excel exportiert werden.

Eine Beschreibung der Standard Scan Funktionen finden Sie in der Genius MFP Beschreibung..
Ergänzen möchten wir, dass die Standard Scan Funktionen ebenfalls die BPM Engine des Genius Servers verwenden. Diese sind dort als Built-In Funktionen hinterlegt und können also konfiguriert, aber nicht modifiziert werden.

Für die Funktionen Scan2Mail und Scan2Fax ist es möglich ein auf dem Genius Server zentral gepflegtes Adressbuch für Faxnummern und E-Mail Adressen zu verwenden.
Verwaltet wird das Adressbuch über das Web Frontend des Genius Server; hier können die Daten erfasst werden.
Einzelne Adressen können auch dem gesamten Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Möglich ist auch das Anbinden von externen LDAP Verzeichnisdiensten zur Adresssuche.

Wenn ein MS Exchange Server die persönlichen Adressbücher der Anwender zentral bereitstellt, können auch diese für den jeweiligen Anwender mit zur Suche verwendet werden.

Der Genius Server verfügt über eine Schnittstelle zur Open Source OCR Tesseract.
Diese muss separat Installiert werden.
Damit können TXT, durchsuchbare PDF Dateien erstellt werden.

Im Genius Server ist eine Standortverwaltung integriert, um eine zentrale Verwaltung und einheitliche Schreibweise zu gewährleisten. Dies kann insbesondere für das Berichtswesen und das Setzen von Filtern nützlich sein.

Kostenstellen werden im Genius Server als eine besondere Form einer Gruppe betrachtet. Verwaltet werden können Werte, wie die Kostenstellennummer, Name und Beschreibung. Weiterhin können die Mitglieder, Gruppen und Geräte dazu hinterlegt werden. Diese Informationen können auch in Prozessen genutzt werden.

Sowohl eine Verwaltung der Endgeräte als auch der entsprechenden Modelldaten ist möglich.

Im Berichtswesen kann einfach auf Berichte zugegriffen werden. Hier werden sowohl aktive als auch inaktive Berichte aufgelistet. Alle Berichte werden in einer Übersicht bereitgehalten. Auch der Zugriff auf historische Berichte ist so möglich. Die E-Mail Benachrichtigung für neu bereitgestellte Berichte kann ein- oder ausgeschaltet werden.

Hierbei muss zwischen Datentransport (Druck- und Kommunikation-Datenströmen) und der (Zwischen-)Speicherung von Daten getrennt werden.
Die Druckaufträge müssen hierzu i.d.R. das IPP Protokoll, dass via HTTPS verschlüsselt wird, verwenden. Das Protokoll muss von den Endgeräten unterstützt werden.

Über die Browser gestützte Hilfe "-servername-/docs" hat der Administrator jederzeit die Möglichkeit Funktionen und Einstellungen in der Beschreibung nachzulesen.
Diese Hilfe wird immer automatisch installiert und bei Updates aktualisiert.

Die Standardkonfigurationen vieler Geräte- und Clientfunktionen des MFP werden zentral verwaltet. Sobald ein Benutzer auf den Genius Server-Server zugreift werden die Einstellungen automatisch aktualisiert. Der Administrator entscheidet, ob ein Benutzer die Konfigurationen ändern kann oder nicht. Da z.B. bei Scan2Fax die maximale Auflösung 96dpi (fein) beträgt, ist es weder notwendig noch sinnvoll, dass der Benutzer die Standardauflösung von 100dpi ändert.

Der Administrator kann sich individuell ein Dashboard zusammenstellen und dessen Inhalte frei in drei Spalten platzieren. Das Dashboard wird nach Login angezeigt. Hierbei kann der Admin zwischen unterschiedlichen Kennzahlen wählen.
In den einzelnen Anzeigen kann er festlegen, welche Zeitintervalle für Ihn interessant sind. Kennzahlen sind bspw. die kopierten oder gedruckten Seiten absolut oder in Prozent, in Farbe oder Schwarzweiß, etc.

Diese spezielle Verwaltungsübersicht wurde gezielt für interne (bspw. abteilungsfremd) oder externe Dienstleister entwickelt. Es kann mit wenigen Klicks und wenig Schulungsaufwand die Verwaltung der Gerätestammdaten durch Dritte durchgeführt werden ohne Vollzugriff auf die ganze Lösung zu gewähren.
Die Stärken sind hierbei die vereinfachte Stammdatenübersicht, das Verwalten von Offline Geräte sowie das manuelle Erfassen von Zählerständen.
Bei jedem kundenindividuellen Feld können Sie zudem festlegen, ob es zur Verwaltung miterscheinen soll.

Entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union wurden zusätzliche Funktionen implementiert.
In der Benutzerverwaltung kann der Administrator Lösch- und Pseudonymisierungs-Aufträge (das ist das Ersetzen eines Identifikationsmerkmales durch ein Pseudonym – in diesem Fall eine zufällige, lange Buchstaben- und Zahlenkette) ausführen. Alle persönlichen Daten werden, soweit funktionell möglich, gelöscht. Daten deren Löschung zu Inkonsistenzen in der Datenbank führen würde (Beispielsweise Accounting- und Kontingent-Informationen) werden pseudonymisiert.
Gelöscht werden z.B. die Kartennummer + PIN (wenn diese in der Applikation registriert und verwaltet wurden), das persönlichen Adressbuch. Ebenso kann das Auskunftsrecht einer Person erfüllt werden. Dazu können zwei Berichte erstellt werden, die einmal die gespeicherten Daten über die Person auflisten und des Weiteren das Persönliche Adressbuch eines Anwenders ausgeben.
Ein separates Whitepaper mit weiteren Details ist verfügbar falls Sie weitere Informationen diesbezüglich wünschen.