Prozesse optimieren, Risiken minimieren

Die strategische Digitalisierung von Geschäftsprozessen startet beim Scan-Management. Obwohl die Digitalisierung fortschreitet, treffen zentrale Dokumente – Rechnungen, Anträge, Verträge – weiterhin physisch in Unternehmen ein. Sie müssen erfasst, sortiert und weitergeleitet werden.

Dieser manuelle Prozess ist ein bekannter Flaschenhals der Dokumentenverarbeitung. Er bremst Ihre Wertschöpfungskette und verursacht spezifische Schmerzpunkte:

• Fehleranfälligkeit: Menschliche Fehler bei der Dateneingabe, der Ablage oder der manuellen Weiterleitung sind unvermeidbar. Diese Fehler führen zu Folgekosten, verzögerten Zahlungen oder falschen Archivierungen.
• Compliance-Risiko: Die unsichere oder unkontrollierte Ablage von sensiblen Dokumenten gefährdet die DSGVO-Konformität und die Revisionssicherheit. Fehlende Audit-Trails bei physischen Dokumenten können im Prüfungsfall zu ernsten Haftungsrisiken führen.
• Zeitverlust: Dokumente müssen gesucht, transportiert und manuell genehmigt werden. Liegen Dokumente tagelang auf Schreibtischen, reduziert dies die Reaktionsgeschwindigkeit Ihres Unternehmens.
• Versteckte Kosten für physische Archive: Hinzu kommen die oft unterschätzten Kosten für Verwaltung, Lagerung und physischen Transport von Akten. Sie bezahlen nicht nur für Papier, sondern auch für wertvolle Immobilienfläche und den administrativen Aufwand des Retrieval-Prozesses.

Scan-Management ist die Disziplin, die den Übergang von physischen zu digitalen Workflows steuert. Es automatisiert die Erfassung und sorgt dafür, dass Dokumente intelligent und sicher an ihren digitalen Bestimmungsort geliefert werden. So eliminieren Sie den Engpass direkt am Prozesseingang.

Die Genius Bytes Lösung – Intelligente Datenerfassung statt nur Scannen

Genius Bytes versteht das Scannen als Startpunkt digitaler Workflows. Wir wandeln den reinen Kopiervorgang in eine intelligente Datenquelle um.

Unsere zentrale, herstellerunabhängige Plattform gliedert den Scan-Prozess in drei automatisierte und sichere Phasen:

1. Intelligentes Erfassen und Authentifizierung: Dokumente werden an zentralen oder dezentralen Multifunktionsgeräten erfasst. Die Zuweisung des Scan-Auftrags erfolgt direkt und sicher per Authentifizierung am Gerät (z.B. Mitarbeitendenausweis, PIN oder App). Diese persönliche Zuweisung stellt sicher, dass der Audit-Trail sofort beginnt und nur berechtigte Nutzer Zugriff auf das gescannte Dokument erhalten.
2. Klassifizieren Metadaten-Extraktion (OCR): Unsere Software liest Dokumente nicht nur aus, sie versteht den Kontext. Durch fortschrittliche OCR identifiziert das System sofort den Dokumententyp (z.B. Eingangsrechnung, Personaldossier) und extrahiert die relevanten Metadaten. Diese Klassifizierung ermöglicht signifikant reduzierte Fehlerraten bei der automatischen Datenerfassung, was entscheidend für nachfolgende Buchungsprozesse ist.
3. Automatisierte, dynamische Weiterleitung: Das Dokument wird korrekt in den passenden digitalen Workflow (z.B. ERP-System, DMS oder Archiv) eingespeist. Die Weiterleitung erfolgt dynamisch – beispielsweise kann der Rechnungsbetrag, der im Klassifizierungsschritt erkannt wurde, automatisch bestimmen, welche Genehmigungsstufe den Prozess starten muss. Manuelle Ablage, das Verschicken von E-Mails und Suchen entfallen komplett.

Unsere Lösung ist zudem hoch skalierbar und zukunftssicher. Sie wächst mit Ihrem Bedarf und lässt sich problemlos auf neue Standorte, Niederlassungen oder die gesamte Unternehmensstruktur ausweiten.

Ihr konkreter Mehrwert: Produktivität und Sicherheit als Standard

Die Implementierung unseres Scan Managements ist eine direkte Investition in die Produktivität und die Zukunftsfähigkeit Ihres gesamten Unternehmens.

• Drastische Effizienzsteigerung: Dokumente stehen sofort und zentral digital zur Verfügung. Ihre Teams sparen signifikant Zeit, da die manuelle Suche und der physische Transport entfallen. Die durchschnittliche Genehmigungszeit für kritische Dokumente wird von Tagen auf Minuten verkürzt. Die sofortige Verfügbarkeit der Daten verbessert auch die teamübergreifende Zusammenarbeit.
• Kosten senken und Ressourcen schonen: Durch die Etablierung papierloser Workflows und die Reduktion physischer Archive senken Sie nachhaltig Sachkosten. Sie reduzieren den Verbrauch von Papier und Toner, senken die Kosten für die physische Dokumentenlagerung und tragen aktiv zu Ihren Nachhaltigkeitszielen bei.
• Maximale Sicherheit und Compliance: Die gesamte digitale Kette vom Scan bis zur Archivierung ist lückenlos, manipulationssicher und DSGVO-konform.
• Nachhaltige Entlastung der IT-Abteilung: Die gesamte Scan-Infrastruktur wird zentral über eine einzige Plattform verwaltet (Single Point of Control). Ihre IT muss sich nicht mehr um die Anbindung von Insellösungen, Kompatibilitätsprobleme verschiedener Scanner-Modelle oder lokale Treiberkonflikte kümmern, was die Komplexität und den reaktiven Support-Aufwand deutlich reduziert. Die gewonnene Zeit kann das IT-Team in strategische Projekte investieren.

Unser Ansatz – Produktivität und Sicherheit als Standard

Die Implementierung unseres Scan Managements ist eine direkte Investition in die Produktivität und die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.

• Effizienzsteigerung: Dokumente stehen sofort und zentral digital zur Verfügung. Ihre Teams sparen signifikant Zeit, da die manuelle Suche und der physische Transport entfallen. Die durchschnittliche Genehmigungszeit für kritische Dokumente wird von Tagen auf Minuten verkürzt.
• Kosten senken und Ressourcen schonen: Durch die Etablierung papierloser Workflows und die Reduktion physischer Archive senken Sie nachhaltig Sachkosten. Sie reduzieren den Verbrauch von Papier und Toner, senken die Kosten für die physische Dokumentenlagerung und tragen zu Ihren Nachhaltigkeitszielen bei.
• Maximale Sicherheit und Compliance: Die gesamte digitale Kette vom Scan bis zur Archivierung ist lückenlos, manipulationssicher und DSGVO-konform.
• Nachhaltige Entlastung der IT-Abteilung: Die gesamte Scan-Infrastruktur wird zentral über eine einzige Plattform verwaltet (Single Point of Control). Ihre IT muss sich nicht mehr um die Anbindung von Insellösungen, Kompatibilitätsprobleme verschiedener Scanner-Modelle oder lokale Treiberkonflikte kümmern. Dies reduziert die Komplexität und den reaktiven Support-Aufwand deutlich. Die gewonnene Zeit kann das IT-Team in strategische Projekte investieren.

Unser Ansatz – Input- und Output-Management verbinden

Wir bei Genius Bytes betrachten das Scannen nicht isoliert, sondern als Teil einer ganzheitlichen Prozessoptimierung. Der Erfolg liegt in der intelligenten Verbindung von Input und Output.

Scan-Management ergänzt unser sicheres, papierloses Druckmanagement zu einer durchgängigen Lösung. Wir transformieren Ihre Dokumentenflüsse von analogen Einzelprozessen in ein zukunftsfähiges, digitales System. Wir bieten die Werkzeuge, um nicht nur zu digitalisieren, sondern digital zu arbeiten.

Sind Sie bereit, Ihre analogen Engpässe aufzulösen?

Als Spezialisten für intelligente, digitale Workflows unterstützen wir Sie bei der Implementierung. Lassen Sie uns unverbindlich darüber sprechen, wie wir Ihre papierbasierten Prozesse sicher, effizient und revisionssicher gestalten.