Papierstapel gehören in vielen Unternehmen und Behörden noch immer zum Alltag. Ob Verträge, Rechnungen oder Personalunterlagen – meist liegen sie zunächst in Papierform vor.
Papierarchive in Unternehmen und Behörden sind mehr als nur ein Effizienzhindernis. Sie binden wertvolle Ressourcen, verursachen Lagerkosten und bergen erhebliche Risiken für Datenschutz (DSGVO) und Compliance. Jeder manuelle Suchvorgang kostet Arbeitszeit, und der physische Zugriff auf kritische Informationen wie Verträge, Rechnungen oder Personalunterlagen ist langsam. Diese analogen „Medienbrüche“ unterbrechen digitale Geschäftsprozesse an entscheidenden Stellen.
Ein vollständig digitaler, gesetzeskonformer Prozess ist hier die Lösung. Genau an dieser Stelle setzt das ersetzende Scannen an – die Disziplin, physische Dokumente sicher in digitale Äquivalente zu überführen.
Das „Wissen“ – Was ist BSI TR RESISCAN?
Einfach nur „scannen und wegwerfen“ ist rechtlich nicht haltbar. Einem digitalen Dokument fehlt ohne weiteres der juristische „Beweiswert“ des Originals. Um Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen eine rechtssichere Orientierung zu geben, hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) die Technische Richtlinie TR-03138, bekannt als TR RESISCAN, veröffentlicht.
Diese Richtlinie ist der Goldstandard der Digitalisierung. Sie definiert die präzisen technischen und organisatorischen Anforderungen, um Dokumente aller Art revisionssicher zu scannen. „Revisionssicher“ bedeutet in diesem Kontext, dass der gesamte Prozess – vom Scannen über die Verarbeitung bis zur Speicherung – lückenlos protokolliert, vor Manipulation geschützt (Integrität) und authentisch ist.
Wird dieser Prozess korrekt abgebildet, erhält das digitale Abbild denselben Beweiswert wie das Original und kann dieses vor Gericht oder bei einer Betriebsprüfung ersetzen. Im Ergebnis bedeutet dies: Das physische Papieroriginal darf anschließend datenschutzkonform vernichtet werden. Der „Papierstapel“ löst sich rechtssicher auf.
Der Schmerzpunkt vieler Standardlösungen: Starr statt flexibel
Die Umsetzung der TR RESISCAN-Anforderungen ist komplex. Viele Anbieter von Scan-Lösungen interpretieren die Richtlinie daher als einen starren, unveränderlichen „One-Size-Fits-All“-Prozess.
Für Ihr Unternehmen bedeutet dies im Umkehrschluss: Ihre Organisation muss sich den starren Vorgaben der Software anpassen. Dies führt unweigerlich zu Kompromissen, die nicht zu den etablierten und oft branchenspezifischen Abläufen in Ihrem Haus passen. Vielleicht verlangt die Software Metadaten, die Ihr ERP-System nicht kennt, oder sie speichert alle Dokumente an einem zentralen Ort, was eine manuelle Nachsortierung erfordert. Solche starren Lösungen erzeugen neue Ineffizienzen, anstatt alte zu beseitigen.
Unser Ansatz: Ein flexibler Prozess, der sich Ihnen anpasst
Wir verstehen Digitalisierung nicht als statisches Produkt, sondern als einen dynamischen, anpassbaren Prozess. Unsere Lösungen, basierend auf einer leistungsstarken Business Process Management (BPM) Engine (dem Kern des Genius Servers), sind darauf ausgelegt, Ihren Digitalisierungsprozess optimal zu unterstützen, anstatt ihn vorzugeben.
Der Scanvorgang am Multifunktionsgerät (MFP) ist dabei nur der erste Schritt – der „Eingangskanal“ in einen intelligenten Workflow. Unsere Stärke liegt darin, die folgenden Schritte präzise an Ihre realen Anforderungen anzupassen:
- Spezielle Metadaten: Der Scanprozess wird intelligent. Statt nur ein Bild zu erzeugen, können Daten (z.B. per OCR oder Barcode-Erkennung) direkt aus dem Dokument ausgelesen werden. Diese Metadaten werden validiert – vielleicht gegen Ihre bestehende LDAP/Active Directory oder eine externe Datenbank – und steuern den gesamten weiteren Prozess.
- Branchenspezifische Workflows: Eine Eingangsrechnung benötigt eine Freigabe. Unsere BPM-Engine leitet das gescannte Dokument automatisiert an den zuständigen Vorgesetzten weiter. Dieser kann die Freigabe per Web-Frontend (Genius Web) erteilen, bevor das Dokument überhaupt im Zielsystem verbucht wird. Der Status bleibt jederzeit transparent nachvollziehbar.
- Flexible Zieldateisysteme: Der Prozess endet nicht in einem „Sammel-Ordner“. Basierend auf den Metadaten oder dem Workflow-Schritt wird das Dokument präzise abgelegt: Verträge ins DMS, Rechnungen ins ERP, Personalakten ins Scan2Homefolder oder Scan2Sharepoint des zuständigen HR-Mitarbeiters. Die Anbindung an Ihre bestehende IT-Infrastruktur ist Teil der Lösung.
Mit unserer Fachexpertise im Dokumenten- und Prozessmanagement stellen wir sicher, dass Ihre Digitalisierung nach TR RESISCAN nicht nur rechtskonform und revisionssicher, sondern auch effizient und praxisnah umgesetzt wird. Sie lösen sich vom Papier, ohne Ihre bewährten Abläufe zu beeinträchtigen.
