Controllare e migliorare i processi di stampa e scansione

GeniusMFP è la soluzione ideale in ambito MPS (“Managed Print Services”) per la gestione delle stampanti e multifunzioni: racchiude tutte le funzionalità per l’autenticazione, la stampa, la scansione, l’accounting e il reporting. 
GeniusMFP migliora le modalità di utilizzo dei dispositivi [operatività] e permette il controllo e la riduzione dei costi di stampa [gestione].

AUTHENTICATION - per l’autenticazione dell’utente in interazione con i directory services aziendali

GeniusMFP ha un DB di autenticazione interno che può essere integrato con sistemi di autenticazione aziendali già in uso quali MS Active Directory o LDAP. Ogni utente è associato ad un gruppo e a specifici diritti. Per utilizzare i dispositivi di stampa, copia e scansione utilizza il proprio Badge aziendale, un codice pin o le credenziali di dominio. Il sistema lo riconosce e l’utente accede ad un pannello personalizzato, che mostra solo le funzioni a cui è effettivamente abilitato.

L' Autenticazione aiuta la tua azienda a:
Proteggere la riservatezza dei documenti
Avere flessibilità di utilizzo, massima sicurezza e controllo degli accessi
Individuare chi ha stampato un documento, dove e quando


DIRECT PRINTING - per stampare, delegare ed applicare regole di distribuzione e proprietà di stampa

Definisci l’ordine delle code di stampa per le macchine del tuo ufficio, rimuovi i dati utente se necessario per motivi di riservatezza, condividi le tue stampe con i tuoi colleghi con le possibilità offerte dalla funzione delega. Costruisci le tue regole di stampa con il tool grafico di GeniusMFP, fissa le condizioni che intendi usare come filtro (ad es. il proprietario del documento, il dispositivo d’uso) e le azioni che desideri fare (ad es. blocco del lavoro, modifica della coda di stampa). Puoi creare per es. la regola: solo gli utenti dell’area marketing possono stampare a colori, il sistema indirizzerà le stampe delle altre divisioni aziendali sulle macchine in bianco e nero.

Direct print aiuta la tua azienda a:
Migliorare i flussi operativi
Ottimizzare l’efficienza delle tue stampe
Preservare la riservatezza
Ridurre lo spreco di carta e di materiale di consumo


PULL PRINTING - per la stampa sicura con autenticazione da qualunque dispositivo multifunzione

Immagina di aver appena lanciato la stampa del tuo project plan. Il documento non viene immediatamente stampato ma rimane memorizzato sul server. Raggiungi la stampante che intendi utilizzare (nel tuo ufficio o persino in un'altra sede), autenticati tramite badge o codice, seleziona il documento dalla lista che appare sul pannello di controllo della multifunzione e attendi che la stampa sia conclusa. 

I pochi e semplici passaggi della funzione di pull printing consentono di stampare in sicurezza, perchè l'accesso alla multifunzione avviene solo tramite autenticazione. Inoltre, puoi eliminare tutti i processi di stampa avviati per errore, agendo direttamente dal pannello di controllo della multifunzione ed evitando così di sprecare carta e inchiostro.

Pull printing aiuta la tua azienda a:
Proteggere i documenti da accessi non autorizzati
Evitare duplicati e stampe indesiderate
Ridurre del 30% i costi di produzione
Ridurre il consumo di carta e inchiostro
Personalizzare il flusso di stampa


MOBILE PRINTING - per la stampa da mobile

Il funzionamento è lo stesso del pull printing, con la differenza sostanziale che l’utente invia il lavoro in stampa direttamente da mobile, ad un indirizzo email. Il server intercetta l’email, riconosce l’utente e indirizza il lavoro su una coda di pull Printing o su una specifica macchina. A quel punto l’utente sceglie la multifunzione che preferisce, si autentica, vede la lista dei lavori che ha inviato in stampa, li seleziona e lancia la stampa.

Mobile print ti aiuta a:
Avere il tuo ufficio in mobilità
Preservare la tua privacy
Semplificare la gestione documentale


GeniusSCAN - per i processi personalizzati di scansione

Scan2Mail: Trasmetti i tuoi documenti via mail a chi vuoi, seleziona il destinatario dalla rubrica e personalizza tutti i parametri di una tradizionale email.
Scan2url: Se la dimensione del tuo file è troppo elevata per la trasmissione via mail, il documento viene memorizzato temporaneamente sul server e l’utente riceve unmail con il link per scaricare il documento. Un processo automatico di clean-up consente di eliminare tutti i file scaduti. Scan2me: Dopo l’autenticazione, puoi inviare i documenti scansionati direttamente alla tua casella di posta elettronica. Scan2Folder: I documenti scansionati vengono inviati ad una cartella di rete condivisa o pubblica. Scan2HomeFolder: Selezioni la funzione Scan2Home ed archivi i tuoi documenti scansionati direttamente nella tua cartella personale presente in rete. Scan2Fax (server): Puoi selezionare sia il numero del fax che il destinatario, digitare più numeri, prendendoli anche dalla rubrica. Il documento scansionato viene inviato come un allegato email al fax server che si occupa di inviarlo al destinatario.
In più tutti i parametri di scansione sono personalizzabili ed il sistema li ricorda per te. Salvali su un dispositivo e li ritroverai su tutti!

“Scan to” aiuta la tua azienda a:
Velocizzare e semplificare i processi di distribuzione
Gestire e personalizzare le preferenze di scansione
Condividere contenuti digitali
Ridurre il consumo di carta
Proteggere dati sensibili


GeniusSCAN with OCR - per trasformare le scansioni in documenti editabili (PDF, EXCEL, PPT, DOC)

Il modulo OCR integra l’ultimo ABBYY engine per il riconoscimento e la conversione dei documenti. Le immagini scansionate possono essere convertite in documenti office (Word, Excel o altri formati office), in documenti PDF (PDF searchable o PDF/A) o in semplice formato testo.
Il modulo supporta più di 190 lingue!

Il modulo OCR è utilizzabile in combinazione con le funzioni di:
Scan2Mail
Scan2Me
Scan2Folder


ACCOUNTING

Controllare i consumi delle stampanti è importante. I documenti prodotti per errore, i duplicati, le stampe, le copie non autorizzate comportano un inutile aumento dei costi per l'azienda. L'applicazione GeniusMFP Accounting permette di monitorare i reali consumi e l'utilizzo delle stampanti. I dati vengono memorizzati nel database e possono essere processati al fine di generare efficaci report personalizzati. I consumi possono essere monitorati per utente, centro di costo e per macchina. E’ prevista anche la possibilità di rendere anonimi i dati dell’utente per rispondere a specifici requisiti di riservatezza.

Accounting aiuta la tua azienda a:
tenere il budget sotto controllo
creare report personalizzati
controllare il numero di stampe e di copie
verificare lo stato dei dispositivi e il loro utilizzo
migliorare l'efficienza


REPORT

Accedi facilmente ai report e configurali secondo le tue esigenze con il nostro designer integrato. Crea i tuoi report, personalizzali con un’intuitiva interfaccia web. Restringi come amministratore l’accesso secondo specifici criteri per singolo utente e per gruppo. Scegli quali report vuoi ricevere automaticamente e periodicamente sulla tua casella di posta elettronica.

Reporting aiuta la tua azienda e i tuoi dipendenti a:
Accedere allo storico dei report 
Monitorare i dati
Accedere ai report in modo profilato per utente
Ricevere i report sulla casella di posta aziendale


PRINT RULES

Il responsabile System Manager può creare con un editor grafico le regole di stampa. Le regole sono personalizzabili per utente, tipo di lavoro e numero di pagine. Le print rules sono uno dei fattori decisivi per ottimizzare l’utilizzo delle MFP per risparmiare davvero sui costi di produzione interna.

Print Rules aiuta la tua azienda a:
Migliorare i flussi operativi
Ottimizzare l’efficienza delle tue stampe
Preservare la riservatezza
Ridurre lo spreco di carta e di materiale di consumo


QUOTA SYSTEM

Da oggi controlli i volumi di produzione in stampa. Puoi creare vari ed illimitati listini prezzo (costi bianco e nero, costi a colore) per ciascuna stampante o gruppo di macchine MFP, definire  un tetto massimo di spesa per ciascun utente o centro di costo e fissare le azioni conseguenti una volta che viene superato (es. blocco utente). Puoi associare, come amministratore di sistema, ad ogni utente un credito da ricaricare automaticamente e periodicamente. Stabilisci il tuo volume produzione in stampa in modo totalmente flessibile, seguendo le tue esigenze ed i tuoi requisiti.

Contingent aiuta la tua azienda a:
Tenere sotto controllo il volume delle stampe
Ridurre le spese
Identificare i costi di stampa per utente, centro di costo o dispositivo