Ein bekanntes italienisches Versicherungsunternehmen, das Versicherungsprodukte wie Lebens-, Berufsunfähigkeit-, Unfallversicherungen als auch Renten- und Investitionsprodukte anbietet.
Die Herrausforderung
Die Registrierung, Übermittlung, Übertragung und Archivierung von Dokumentenprozessen wurde manuell durchgeführt, so dass es nicht möglich war, eine Übersicht über die laufenden Arbeiten zu erhalten. Dokumente, die zwischen mehreren Firmenstandorten versandt wurden, verursachten auch Versandkosten, was die Kosten aufgrund von Fehlern erheblich erhöhte. Das Unternehmen wollte Prozesse automatisieren und vereinfachen, Dokumente, Versionen, Aktivitäten und Datentransfers standardisieren und die Kosten und den Zeitaufwand reduzieren.
Die Lösung
Genius Bytes installierte Genius DMS, ein auf der Genius-Plattform entwickeltes individuelles Dokumenten-Management-System, das die sichere Speicherung von Dokumenten ermöglicht und es den Benutzern erlaubt, diese zu finden, zu lesen, zu ändern und zu versenden. Die Eingabe von Informationen erfolgt mit wenigen geführten Schritten, und die Dokumente werden automatisch direkt an die Benutzer auf der Grundlage der bereitgestellten Daten gesendet. Die Genius-Plattform kontrolliert alle Phasen des Prozesses und ermöglicht es den Benutzern, den Fortschritt eines Prozesses zu überprüfen und zu sehen, was erledigt wurde und was nicht.
Das Ergebnis
- Dokumente sind sicher, rückverfolgbar und einheitlich
- Prozesse werden strukturiert und optimiert
- Zeiten und Kosten für das Senden und Empfangen von E-Mails fast gleich Null
- Digitale Verwaltung von Prozessen
- Schritt-für-Schritt-Anweisungen in jedem Abschnitt
- Zugang zu Dokumenten in ihrer letzten gültigen Fassung
- Geschützte Dokumente
- Überwachung des Arbeitsablaufs
- Vollständigkeit der Informationen
- Automatische Dokumentenarchivierung
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