Unser Kunde ist eines der profitabelsten Mineralölunternehmen der Welt und das größte in Asien.
Die Herrausforderung
Der Verwaltungsprozess des Unternehmens wurde äußerst komplex, was dazu führte, dass die Kundenanforderungen nicht mehr erfüllt wurden. Die Probleme häuften sich - vor allem aufgrund eines fehlenden digitalen Managements des Genehmigungsflusses - und führten zu Ineffizienzen bei der Verteilung, Übertragung und Versionierung von Dokumenten. Es entstand ein Bedarf an einem praktischen Werkzeug zur einfachen, schnellen und effizienten Verwaltung von Prozessen. Das Unternehmen musste eine Lösung finden, die von allen Mitarbeitern zur Automatisierung von Genehmigungsprozessen sowie zur Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten genutzt werden konnte.
Die Lösung
Das Unternehmen vertraute die Lösung zur Implementierungen eines internen Genehmigungsprozesses der Genius Bytes an. Hierzu wurde die Genius-Plattform installiert hat, um das interne Prozessmanagement zu erleichtern. Mit Hilfe der BPM-Engine (Business Process Management) konnte das Unternehmen seine Prozesse neu gestalten. Sobald ein Benutzer eine Anfrage weiterleitet, erhalten die Verantwortlichen eine E-Mail oder eine Benachrichtigung, die sie mit nur einem Klick genehmigen, ablehnen oder Änderungen beantragen können. Dies geschieht über eine Web-Benutzeroberfläche, GWeb - eine hochleistungsfähige integrierte Plattform, die über einen Standardbrowser zugänglich ist. Dadurch werden Prozesse optimiert und funktionaler und einfacher gestaltet.
Das Ergebnis
Lückenlose Kontrolle
Automatisiert Genehmigungsprozesse, reduzieren Laufzeiten, eliminierten Fehler und das Risiko des Verlusts von Informationen und Dokumenten.
Digitalisierte Prozesse
Entwickelt Prozesse, werden speziell auf jeden Kunden und Fall zugeschnitten. Begleitet die Benutzer durch alle Phasen und überwacht die Laufzeiten. Die einfach zu bedienenden Konfigurationswerkzeuge ermöglichen es dem Benutzer, den Prozess zu modifizieren.
Verbesserte Kommunikation
Die Benutzer wissen, in welchem Status sich der Prozess befindet und wer für jede Aufgabe verantwortlich ist. Alle Informationen, Datendokumente und Daten zu jeder Aufgabe sind zugänglich. Die Benutzer haben eine globale Sicht auf die Aspekte, die sicher geteilt werden.
Bessere Qualität
Bietet die endgültige Version von Dokumenten an, wodurch die Sammlung von Informationen beschleunigt und automatische Kontrollen die höchste Qualität garantieren.
Reduzierung von Kosten und Zeit
Dadurch werden Zeit und Kosten gespart.